Cómo ser más productivo y evitar procrastinar en tu trabajo

A veces, tu trabajo se reduce a esos minutos finales en los que debes terminar un pendiente. Ves lentamente como la puerta de la oficina se cierra, acompañado de un hermoso letrero de “Cerrado” que te indica que tienes pocos segundos para entregar ese informe. Sin más, terminas deslizando el documento por debajo de la puerta, rogando que las personas en el interior vean que cumpliste a tiempo lo prometido. No sientas orgullo si este es tu caso, en realidad probablemente no hayas llegado a tiempo por estar procrastinando y perdiendo el tiempo en otras tareas con menos importancia.

Sería excelente que científicos pudieran entrar en tu cerebro y localizar la neurona – ese elemento pequeño perdido entre cientos de millones de otros iguales – que se encarga de que seas así y eliminarla por completo. Pero bueno, no todo es perfecto y tienes que aprender a lidiar con ella.

La verdad es que las razones por las que las personas procrastinan (así como las partes del cerebro involucradas en este comportamiento) varían. Naturalmente, los mecanismos para la lucha contra este comportamiento son igualmente diversos.

En un artículo reciente mi colega menciona algunas tácticas para ayudar a los emprendedores a ser más productivos, a sentirse motivados  –“Thrill Seekers” por ejemplo, puede beneficiar a la persona gracias a la creación de pánico de última hora con plazos falsos.

Nuestro equipo de investigaciones, empeñado en resolver cada uno de los problemas de la tierra y el espacio, no se conformó con esta limitada explicación, por lo que se puso a investigar qué había más allá de esta teoría. La verdad, tuvieron éxito, ya que fueron sus propias ratas de laboratorio con excelentes resultados.

Esto es lo que descubrieron:

¿Qué es procrastinar?

La pregunta del millón. Seguramente te han dicho que estás procrastinando y no estás seguro de por qué. Para que tengas conocimiento del tema, procrastinar es una respuesta completamente emocional; no es un problema de manejo de tiempo. 

Su definición es sencilla: 

"Es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que la persona sabe que debe atender, pero que en su lugar pospone por otras situaciones más irrelevantes pero agradables"

Existe mucha especulación científica respecto a esto. La verdad es que nadie sabe realmente la respuesta a cómo solucionar esto, aunque el Dr. Tim Pychyl tiene probablemente una salida, con tres teorías que vale la pena explorar. La primera se llama “la teoría de la felicidad”.

La teoría de la felicidad

¿Qué es?

“La teoría de la felicidad” –conocida como “ceder para sentirte bien” – menciona que debido a la naturaleza humana, toda victoria la queremos rápida y fácil. Por lo tanto, vamos a retrasar esas tareas que amenazan nuestra felicidad inmediata.

¿Cómo lidiar con este sentimiento?

“La teoría de la felicidad está directamente relacionada con la historia de nuestra existencia –lo que realmente significa ser humano. Hemos sido entrenados a través de miles de años para buscar satisfacción inmediata. Esto nos ha ayudado a sobrevivir como especie– lo que ha impulsado a que áreas como ingeniería e innovación sean exclusivas del ser humano. Cuando algo es difícil tratamos de hacerlo fácil. Cuando algo es caro, buscamos que sea más barato. Cuando algo no genera resultados, buscamos hacerlo más eficiente.

Este elemento natural no va bien con nuestra sociedad, que ahora tiene calendarios, plazos y metas intangibles para todo. Cuando evitamos las cosas, no es porque no queramos hacerlas, es porque queremos que al hacerlas nos sintamos bien. Si se puede tener en cuenta esto, puedes cambiar esa aversión que sientes en el contexto de tus objetivos. ¿Qué es lo que realmente quieres de tu vida? Esta teoría te ayuda a que cada situación que no sea de tu agrado, no la veas como un fracaso personal, sino como algo que está conectado físicamente contigo y que tuviste que vivir para superar con la práctica”.

Teoría de grafos, bucle o loop

¿Qué es?

“Si te digo que B es mejor que A y C es mejor que B, por relación se deduce que C es mejor que A” explica el Dr. Pychyl. Cuando existe estrés, sin embargo, somos irracionales en como posicionar nuestras preferencias.

Básicamente esta teoría menciona que nuestro cerebro ciega todas las cuestiones matemáticas. Es como decir que escribes una lista de tareas que cumplir con urgencia; pero al comenzar a procrastinar reordenas esa lista, asignando prioridad a las cosas que prefieres. “Hazlo mañana” es algo que no va a afectarte, según tu (¡es solo un día!) pero con el tiempo varios “mañanas” terminan siendo “tarde”. Nuestro cerebro no hace esa operación matemática.

A continuación un ejemplo: es lunes y tienes el lanzamiento de un nuevo producto el jueves, por lo que necesitas hacer una sesión fotográfica de los mismos. Tu cerebro ordena tareas por día: hacerlo hoy < terminar mañana < hacerlo el miércoles. De repente, de último minuto, te hubiera gustado comenzar el lunes y cambiar el orden: hacerlo el miércoles < hacerlo el lunes.

¿Cómo lidiar con ese sentimiento?

Necesitas herramientas de compromiso. De inicio, evitan bloquear las cosas difíciles (ya sabes, esas tareas que se pueden posponer). Por ejemplo, piensa en los depósitos mensuales que tienes que hacer a tu cuenta de ahorro. Si sabes que vas a dejarlo a último momento, prevé y utiliza herramientas, apps y mecanismos automáticos. Aparte, la presión de grupo puede ser eficaz. Escríbelas en un foro público o compártelas en un grupo para que puedas visualizar resultados.

Predicción afectiva

¿Qué es?

“Afecto es una palabra elegante para decir sentimientos”, menciona Pychyl. Cuando se trata de sentimientos, resulta que la bola de cristal no es muy clara. Suponemos que estaremos menos agotados y más positivos a futuro (y por lo tanto evitaremos posponer tareas), aunque no siempre es el caso. Él explica:

“Es como si dijeras “tengo que ir a correr. La verdad, me siento mal para ir a correr. Mejor me levanto temprano y salgo a correr a las 5:30”. Te sientes bien porque mantienes la intención –la noble intención de ir a correr– pero sé sincero, ¡nunca te has levantado a las 5:30 para ir a correr! No seas irracional, no eres bueno para predecir el futuro”.

¿Cómo lidiar con ese sentimiento?

Simplemente inicia. No estaríamos en este lio si pudiéramos solo comenzar hoy, en lugar de mañana. ¿Qué pasa si “hacer” solo significa hacer una parte pequeña de esta tarea? Uno de los mensajes centrales de la lista de David Allen, en Getting Things Done, es redactar las tareas que cumplir de manera sencilla. Integra tus pendientes de manera amable, evitando que te de miedo su cumplimiento.

¿Cuál es esa tarea que pospones siempre? Para los emprendedores, los impuestos tienden a ser esa tarea. “¿Cuál es el primer paso?” Probablemente sea buscar un contador, descargar una aplicación contable o simplemente organizar tus recibos en una carpeta. El primer paso genera una reacción en cadena y se terminan cumpliendo tus pendientes.

Por el contrario, está el enfoque “eat the frog”, que podría funcionar mejor para ti. Pychyl nos recuerda esta famosa cita de Mark Twain:

“Si es tu trabajo comerte a la rana, lo mejor que puedes hacer es hacerlo por la mañana. Si es tu trabajo comerte dos ranas, lo mejor es que primero te comas la más grande”

Futuro propio

¿Qué es?

La teoría de predicción afectiva impacta negativamente a tu futuro. Esto me pone un poco molesto, pero ténganme paciencia.

El Dr. Pychyl se refiere a un estudio realizado por Hal Ersner-Hershfield en el que utilizó imágenes de resonancia magnética para ver el cerebro  en términos de flujo sanguíneo (sobre todo cuando el cerebro está activo). Cuando supones algo, tu sangre comienza a viajar a la parte del cerebro que debe actuar en ese momento. A los participantes se les solicitó que pensaran en su yo presente, su yo futuro y luego en un extraño. Cuando pensaron sobre el presente, una parte del cerebro se activó. Cuando pensaron en el extraño, el flujo sanguíneo fue a diferentes partes del cerebro.  Es claro que no tienes conocimiento de esta persona, por lo que vas a comenzar a suponer en todos los ámbitos de su vida.

Lo curioso de esto es que mientras que los participantes pensaban en su futuro yo, la parte del cerebro que se iluminó se vuelve a encender cuando se piensa en el extraño. Claro, puede que tengas planeadas tus acciones, pero no sabes si se llegarán a cumplir.

Nuestro cerebro tiende a tratar a tu yo futuro como un extraño en cierto punto, por lo que inmediatamente sientes empatía por esa persona.

¿Cómo lidiar con ese sentimiento?

Pychyl menciona que “tener empatía por tu yo futuro puede ser importante para cerrar ciclos y entender tu yo presente”. No es la mejor elección a largo plazo, porque sigues preocupándote por ti.

Investigadores encontraron que las personas que vieron sus fotografías pero con más edad, asignan más dinero a su plan de ahorro para la jubilación. La mayoría de nosotros no tenemos esa oportunidad de vernos a futuro, pero el mismo efecto genera nuestra imaginación.

Conectar con tu futuro yo a través de la meditación es algo interesante. Visualízate a futuro, en tercera persona, para mejorar la conexión con uno mismo y reducir los hábitos de posponer tareas. La atención también nos ayuda a encontrar nuestra conciencia.

“La mente es poderosa y seguramente se resista a utilizar recursos en contra de procrastinar, pero esto es porque aprendemos a adoptar una postura poco crítica hacia nuestras emociones”

Por lo tanto, tu solo no puedes resolver tus problemas. Tal vez acabamos de agregar un poco de complicación a tu día, pero considera lo siguiente:

“Te das cuenta que todo el mundo procrastina. No hay solución simple. Es un dolor que tienes que experimentar para superar, y vale la pena”

Acerca del autor

 

Dayna Winter es Storyteller en Shopify. Sigue más cuentas de perros en Instagram que a humanos. Síguela en Twitter.