6 sencillas estrategias de administración del tiempo que transformarán tu forma de trabajar

En un negocio donde el tiempo, literalmente, es dinero (como el de los freelancers y agencias que cobran por hora), es crítico tener un gran control sobre la forma de administrar el tiempo. Naturalmente, la mejor gestión del tiempo conduce a más ingresos mediante el aumento de horas facturables. Sin embargo, además de los ingresos, mejorar las prácticas de gestión del tiempo puede permitir tener más tiempo para cosas agradables (que podrían no producir ingresos directamente) y menos tiempo haciendo tareas desagradables.

Una de las ventajas que encontré sorprendentemente útiles es más tiempo “sin hacer nada”, bloques de tiempo no estructurados donde las conversaciones de alto nivel con miembros del equipo o proyectos internos pueden ser explorados.

En este artículo, examinaremos algunas estrategias de administración del tiempo que pueden ayudarte a aumentar tus horas facturables, disminuir el estrés y crear un balance entre vida y trabajo.

1. Separa el “tiempo para hacer” del “tiempo para gestionar”

Es importante entender la diferencia entre “tiempo para hacer” y “tiempo para gestionar”. Los responsables se enfocan en producir el trabajo tangible, que puede incluir diseño, desarrollo, contenido u otros. Este tiempo requiere mucha atención a los detalles y creatividad, para lo que es mejor tener largos periodos ininterrumpidos.

Los gestores se enfocan en la comunicación y mantenerse al tanto de lo que hacen los creadores y los clientes. Esto requiere verificación constante mediante correos electrónicos o reuniones.

Para freelancers y pequeñas agencias, incluso para dueños de tiendas online, es probable que te encuentres en una posición que requiere de estos dos tipos de trabajo. Gestionar esto de forma individual o como equipo requiere una programación para los largos periodos de trabajo ininterrumpido, así como reuniones suficientes que aseguren que todo va por buen camino. Planifica tu semana para incluir ambas actividades y asegurarte de que todos estén felices.

2. Lleva a cabo reuniones efectivas

Como se dijo antes, las reuniones son una de las divisiones entre los creadores y los gestores. A pesar de que es imposible ejecutar una agencia sin reuniones, es posible ejecutar reuniones efectivas que tomen menos tiempo.

Algunas sugerencias para mejorar la eficiencia de tus reuniones incluyen:

• Configurar agendas.
• Establecer tiempo límite.
• Asignar un facilitador.

Crear y compartir una agenda de prioridades para las reuniones asegura que todos los participantes entiendan los requerimientos, objetivos y si realmente necesitan asistir a la reunión. Establecer límites de tiempo asegura que no pasen más de la mitad de la reunión poniéndose al día con los planes del fin de semana o discutiendo sobre el video más popular en YouTube. Al asignar a un facilitador puedes asegurarte de tener a alguien que lleva el control de la reunión y el control del tiempo, así como alguien que puede tomar notas y enviar el seguimiento necesario.

Este es un ejemplo de la estructura de una agenda de reunión que puedes utilizar:

• Introducción: ¿quién está presente y qué rol tendrá en el proyecto?
• Objetivo: ¿qué están tratando de acordar en la reunión?
• Marco de tiempo: ¿cuándo debe terminar la reunión?
• Contenido: es la mayor parte de la reunión, regularmente el contenido apoya al objetivo.
• Siguientes pasos: ¿quién es responsable de qué entregables y cuando deben entregarse?

3. Crea plantillas para tus comunicaciones

Lee los últimos 50 emails que has enviado, probablemente encuentres algunos patrones interesantes. ¿Todos los correos a un nuevo cliente generalmente tienen algo parecido?, ¿todas tus actualizaciones de cambios tienen un formato consistente? Trata de identificar los "tipos" de correos electrónicos y formatos de comunicación que tienes, para ver si hay una forma de crear plantillas reutilizables en el futuro.

He encontrado que las comunicaciones de nuestras ventas, tienden a ser muy consistentes cuando se trabaja con clientes. Hay un patrón habitual al responder una consulta inicial, el seguimiento de primeras llamadas, seguimientos posteriores y presentación de la propuesta. Crear plantillas te ahorrará solo unos minutos por correo, pero cuando envías más de 100 emails al día, estos pocos minutos se pueden sumar rápidamente. Considera usar plataformas como Yesware o Sidekick. Para administrar tus plantillas dentro de tu correo electrónico.

Este es un ejemplo de una plantilla de correo electrónico que puedes utilizar para nuevas consultas de clientes:

4. Usa los lunes como tus “días para administrar”

Por mucho que a todos nos guste lo que hacemos, seguimos siendo seres humanos que tenemos la predisposición de rechazar los lunes. En lugar de sentirte estresado cuando inicia la semana, ponte en piloto automático usando las mañanas de los lunes para realizar tareas de administración.

Esto podría incluir envío de facturas, pagos, programar reuniones, crear informes, etc. Al abordar estas tareas menos creativas, obtienes una gran cantidad de puntos y eliminas fácilmente tu lista de tareas pendientes que pueden acumularse durante la semana. Esto también asegura que no interrumpas tus periodos de ejecución más largos durante el resto de la semana con pequeñas tareas administrativas.

5. Acepta la idea de “reuniones en grupo”

Para los que deben centrarse en las relaciones, es fácil ver el calendario llenarse de citas innecesarias que no se relacionan con oportunidades inmediatas. En lugar de simplemente decirle que no a tus clientes potenciales, empleados, socios u otras personas, considera utilizar algunas tácticas para reuniones en grupo como desayunos o reuniones en donde puedas interactuar con varias personas a la vez.

No solo puede ayudar a consolidar cinco reuniones en una, sino que también tendrás la oportunidad de presentar a algunos miembros de tu red y proporcionar un valor adicional a tus relaciones.

6. Haz un seguimiento de tu tiempo

La mejor forma de mejorar la administración de tu tiempo es examinar cómo lo estás administrando actualmente. Si aún no estás usando una aplicación de seguimiento durante la semana, considera hacerlo durante dos semanas y luego de forma gradual tanto como sea posible. Después de algunas semanas, serás capaz de identificar patrones acerca de cómo distribuyes tu tiempo y las áreas en las que puedes eliminar ciertas actividades.

El tiempo es dinero

La gestión eficaz del tiempo lo es todo cuando diriges una agencia o eres freelancer. Cada hora que liberas, significa una hora más facturable. Haciendo unos pequeños ajustes de cómo planear y usar tu tiempo, podrás añadir un ingreso adicional a tu negocio.

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Sobre el autor

Ross Beyeler es un empresario de tecnología con experiencia en marketing digital, desarrollo de negocio y gestión estratégica. Es fundador de Growth Spark, una consultoría de diseño y tecnología que ayuda a empresas B2B a tener servicios más eficientes y rentables. Síguelo en Twitter.