Analisi ABC: cos'è, a cosa serve e come usarla per gestire le scorte

Offrire ai clienti un ricco inventario è fondamentale per ogni negozio.

Ma l’acquisto di prodotti comporta costi elevati. Oggi più che mai è rischioso immobilizzare somme accumulando merci che rischiano di trasformarsi in scorte improduttive. Perciò è indispensabile saper gestire correttamente le scorte. Da sola, questa capacità può determinare il successo o l’insuccesso della vostra attività commerciale.

Esistono vari strumenti e strategie per analizzare le performance del vostro inventario, ottimizzare gli investimenti e aumentare la redditività del vostro store. Ma uno dei punti da cui partire è senz’altro l'analisi ABC.

Cos'è l'analisi ABC?

L'analisi ABC è una tecnica per esaminare i dati, che vi permette di identificare le vostre scorte più performanti e quelle meno produttive in un certo arco di tempo. Aumenta il vostro controllo sull'inventario. Infatti vi aiuta a individuare i prodotti che fruttano di più alla vostra azienda e quelli che invece comportano spese maggiori.

In questo senso l’analisi ABC vi aiuta a incrementare la redditività del vostro negozio. (Dalla vostra dashboard di Shopify, visualizzate l'inventario migliore e peggiore per gli ultimi 28 giorni).

L'analisi ABC si fonda sul principio di Pareto, noto anche come regola dell’80/20, secondo cui il 20% delle cause provoca l'80% degli effetti; consiste nella classificazione dell’inventario in tre categorie basate sul fatturato totale:

Gruppo A

Questo è l’inventario con le performance migliori, il vostro “money maker”. Il gruppo A rappresenta quella parte dei vostri articoli — spesso solo una piccola percentuale del totale — che genera l'80% delle entrate. Trattandosi del vostro inventario di maggior valore, dovrebbe essere protetto e considerato prioritario.

Gruppo B

Il gruppo B costituisce il vostro inventario intermedio, quindi dovrebbe essere gestito di conseguenza. Si tratta degli articoli che generano il 15% delle vostre entrate. Facilmente gli articoli di classe B possono oscillare verso la classe A o la classe C.

Gruppo C

Questo è l’inventario peggiore, che rappresenta il rimanente 5% delle vostre entrate. Si tratta di scorte a movimentazione lenta o di giacenze improduttive. Il gruppo C apporta pochissimo valore alla vostra attività commerciale e non dovreste mai considerarlo prioritario.

Ecco un esempio:

• Le ciotole e i vassoi sono i prodotti di classe A: il commerciante dovrebbe assicurarsi di avere sempre questi prodotti in magazzino.
• I set di piatti, di tazze e di bicchieri invece, costituiscono i prodotti di classe C. Il commerciante potrebbe valutare l'idea di non assortire più questi articoli, di migliorarli oppure di organizzare promozioni extra per incoraggiarne l’acquisto. Procedendo con la lettura troverete varie idee su come gestire i vostri prodotti di classe A e C.

Importanza dell'analisi ABC

Ottimizzare gli investimenti destinati all’inventario è una vera sfida, per voi come per qualsiasi altra azienda.

Indubbiamente non è un compito semplice stabilire quali prodotti acquistare per soddisfare la domanda futura senza ritrovarvi con un eccesso di scorte in magazzino. Similmente, è quasi impossibile capire quali prodotti evitare se fate gli acquisti in base all’intuito e non guidati dai dati.

Riuscire a ottimizzare le scorte significa trovare un felice equilibrio tra inventario disponibile e costi di approvvigionamento.

• Il rischio, se esaurite dei prodotti richiesti, è perdere non solo delle vendite, ma anche dei clienti. Infatti gli acquirenti delusi si rivolgeranno ad aziende concorrenti, diventando magari loro clienti abituali. Secondo una ricerca di IHL, l’esaurimento delle scorte comporterebbe ai commercianti a livello globale una perdita complessiva di 1 trilione di dollari l’anno.
• Al tempo stesso, dovreste evitare di acquistare merci in eccesso. Le scorte invendute e improduttive assorbono inutilmente le vostre risorse finanziarie. Del resto lo spazio in magazzino ha costi elevati, ed è importante sfruttarlo al meglio. Spendere a vuoto per magazzino, assicurazione e manodopera non farebbe altro che sottrarre denaro ai vostri ricavi. Se poi trattate prodotti deperibili, quando questi scadono non c'è modo di recuperare, neppure vendendoli a prezzi scontati.

Come imprenditori, dovreste regolarmente analizzare la composizione delle vostre scorte per ottenere un successo duraturo. L'analisi ABC è uno dei vari modi per farlo.

Come eseguire un'analisi ABC con Shopify

Se siete merchant di Shopify potete eseguire un’analisi ABC in tutta semplicità. Vi basterà andare alla sezione Report della vostra dashboard ed estrarre un report di analisi ABC per prodotto.

Strategie per il gruppo A: come gestire l'inventario più performante

Come abbiamo visto, gli articoli di classe A sono facilmente identificabili con il report ABC di Shopify. Se avete un negozio fisico potete anche utilizzare l'app Stocky di Shopify per la gestione avanzata dell'inventario.

Detto questo, esistono numerose strategie applicabili alle scorte del gruppo A per massimizzare le vendite e i profitti.

Esaminiamole una ad una:

Creare forti relazioni con i fornitori di prodotti del gruppo A

Gli affari si basano sulle relazioni, e questo principio vale anche per i fornitori. Creare un rapporto solido con i fornitori può essere vantaggioso per la vostra attività commerciale sotto diversi aspetti.

Tanto per cominciare, la vostra catena di fornitura e il processo di riordino dei prodotti saranno più efficienti. Man mano che il rapporto con il fornitore si svilupperà, la comunicazione migliorerà ed entrambi avrete una migliore comprensione del funzionamento dell'attività dell'altro. I fornitori sapranno per chi fabbricano i prodotti, e voi comprenderete meglio il processo di produzione dal punto di vista del fornitore. Tutto questo contribuirà a ridurre eventuali ritardi nella supply chain.

Inoltre, se lavorare con voi risulterà facile, potrete anche beneficiare di particolari vantaggi, come:

• Prezzi migliori
• Tempi di consegna più rapidi
• Altri trattamenti preferenziali

Un'esperienza di lavoro piacevole per voi e per il fornitore è sempre vantaggiosa.

Volete sapere come migliorare i rapporti con i fornitori?

Ecco alcuni consigli da tenere a mente:

• Assicuratevi di avere ben chiaro ciò che volete ordinare. I ripensamenti possono causare spiacevoli incomprensioni tra voi e i fornitori.
• Mettete il vostro ordine per iscritto. Create e inviate ordini di acquisto scritti, in modo che tutto sia documentato e non ci sia spazio per i malintesi.
• Non siate timidi. Condividete le informazioni rilevanti sulla vostra attività, in modo che il vostro fornitore sappia con chi si sta relazionando e possa servirvi meglio.
• Siate sempre puntuali nei pagamenti. Questo va da sé: i pagamenti puntuali permettono di creare e coltivare una buona reputazione aziendale.
• Imparate a conoscere l'attività del vostro fornitore. Così facendo potrete effettuare gli ordini con il dovuto anticipo, mostrando di tenere in considerazione le esigenze dei fornitori (aspetto, questo, particolarmente apprezzato).
• Create delle connessioni a livello interpersonale. Ricordate che tutte le aziende sono fondate e gestite da esseri umani.

Trovate più fornitori per gli articoli del gruppo A

Se puntate a instaurare un rapporto positivo con un fornitore, ciò non significa che non possiate acquistare anche da altri. Al contrario, diversificare è fondamentale per creare una catena di fornitura stabile — cosa utile specialmente per prevenire l’esaurimento delle scorte di prodotti del gruppo A.

I fornitori possono esaurire la loro capacità produttiva se si trovano ad affrontare circostanze impreviste o incontrollabili; ad esempio, un eccesso di ordini di acquisto, incidenti di manutenzione nella produzione o guasti alle apparecchiature. Queste circostanze rischiano di far aumentare i prezzi, con un impatto negativo anche sui vostri margini di profitto. Nell’ipotesi peggiore, il vostro fornitore principale potrebbe improvvisamente cessare l'attività o interrompere la produzione degli articoli di cui avete bisogno, lasciandovi in difficoltà. Rimediare a situazioni simili può essere costoso!

Ecco perché è preferibile rafforzare la vostra supply chain identificando più fornitori, o almeno un fornitore di riserva per tutti i vostri prodotti di gruppo A. Insomma, è sempre una buona idea disporre di un “piano B” per proteggere la vostra catena di fornitura e ridurre il rischio di imprevisti.

Assicuratevi di avere sempre a disposizione scorte di sicurezza del gruppo A

Ricordate che l’esaurimento delle scorte costa ai commercianti quasi 1 trilione di dollari di vendite l’anno. È fondamentale per voi avere sempre a disposizione scorte di prodotti del gruppo A, ossia i più performanti e richiesti. Molti acquirenti vi richiederanno quei prodotti e se non li avrete resteranno contrariati; forse saranno anche costretti a cercare altrove.

È proprio in momenti simili che entrano in gioco le scorte di sicurezza. Si tratta di un piccolo surplus di inventario da avere sempre a portata di mano per fronteggiare cambiamenti nelle richieste del mercato o nei tempi di consegna. Potete calcolare in vari modi la quantità di scorte di sicurezza da tenere a disposizione. Adottate l'approccio migliore in base alle vostre specifiche esigenze aziendali. La quantità di scorte di sicurezza che vi occorre è influenzata da fattori come la variabilità del mercato, l'affidabilità della catena di fornitura e il costo di mantenimento dell'inventario.

Come calcolare le scorte di sicurezza

Ecco la formula di base per calcolare le scorte di sicurezza per il vostro inventario di classe A:

Potete estrarre queste metriche direttamente da Shopify. Per determinare le vendite massime giornaliere, utilizzate il report di Vendite nel tempo. Accedete e usate il filtro “variante” per determinare le vendite giornaliere dell'articolo per il quale desiderate calcolare il punto di riordino. Dal report, sarete in grado di determinare le vendite massime giornaliere in un determinato periodo di tempo.

Le vendite medie di unità giornaliere si riferiscono al numero di unità di un particolare prodotto vendute in media in un determinato periodo di tempo. Per determinare questo dato, fate riferimento al report di Shopify Media inventario venduto per giorno.

Il tempo di consegna medio equivale all’attesa necessaria per l’approvvigionamento. Per ottenere questo dato, dividete il totale dei tempi di consegna per un numero di giorni prestabilito.

Tornando all'esempio, il nostro commerciante sa che il tempo di attesa più lungo per un approvvigionamento è stato di 15 giorni, ma che in media occorrono 10 giorni per ricevere le “ciotole da portata” dal suo fornitore.

Pertanto, ecco come calcolare le scorte di sicurezza per il commerciante:

Scorte di sicurezza = (5 x 15) - (10 x 1,5) = 60 unità

Identificate il punto di riordino per le scorte del gruppo A

Una volta noti i livelli di stock ottimali per l'inventario del gruppo A, sarete in grado di calcolare il punto di riordino per tali prodotti. Conoscere il punto di riordino vi permetterà di evitare l’esaurimento delle scorte e addirittura di automatizzare il processo di acquisto, dormendo sonni più tranquilli.

Il punto di riordino si ricava con un semplice calcolo e vi indica il più basso quantitativo di scorte a cui potete scendere prima di dovervi rifornire, per mantenere lo stock al livello ottimale. Potete calcolare il punto di riordino per ogni singolo prodotto (o variante) che vendete.

Come calcolare il punto di riordino

Ecco la formula per calcolare il punto di riordino:

Utilizzando lo stesso esempio di cui sopra, il punto di riordino del commerciante sarà:

Punto di riordino = (1,5 x 10) + 60 = 75 unità

In Shopify, potete utilizzare il report Istantanea inventario di fine mese per monitorare le quantità di inventario dei prodotti di classe A. Basta accedere e verificare il report: una volta che la quantità del prodotto o della variante raggiungerà il punto di riordino (es. 75 unità), saprete che è il momento di ordinare altri prodotti.

Investite di più nell'inventario del gruppo A

Il gruppo A costituisce il vostro stock più performante: perciò probabilmente è una buona idea concentrare qui la maggior parte dei vostri investimenti; e questo specialmente se la domanda è stabile e sostenibile. A seconda dei casi, potrete:

• Ordinare quantità maggiori di scorte per avere più merce da vendere
• Aumentare gli investimenti in marketing e pubblicità per i prodotti del gruppo A in modo da incrementare la domanda e le vendite

Aumentate i prezzi per i prodotti del gruppo A

Il pricing dei prodotti è un’operazione complessa, che richiede di prendere in esame numerose variabili. Tra queste: pubblico target, costo dei prodotti, obiettivi di fatturato, prezzi dei concorrenti, stagionalità e conoscenza dei trend di mercato.

Dato che la domanda è maggiore per le vostre scorte più performanti, potreste provare ad aumentare leggermente i prezzi per incrementare il vostro margine di profitto. Rivedete la vostra strategia di determinazione del prezzo per i prodotti del gruppo A: gli acquirenti sarebbero disposti a pagare di più? Se sì, potreste aumentare i vostri profitti.

Proteggete e controllate l'inventario del gruppo A

L’inventario del gruppo A è altamente performante e molto ambito, quindi dovrebbe essere adeguatamente curato e protetto. Come? Sottoponendo a più controlli e misure di sicurezza questo tipo di scorte per garantire che rimangano integre e protette, quindi vendibili.

Purtroppo capita che i prodotti vengano danneggiati, smarriti e persino rubati. Per evitare che questo accada a voi, prendete in considerazione i seguenti spunti:

• Mettete in sicurezza l’inventario di classe A con serrature multiple, addetti alla sorveglianza e altre misure protettive; questo soprattutto se utilizzate un magazzino vostro o tenete le scorte in casa.
• Utilizzate un sistema di sicurezza e videosorveglianza per monitorare lo stock del gruppo A. Se vi rivolgete a servizi di logistica esterni, probabilmente questi già utilizzeranno solide misure di sicurezza.
• Effettuare conteggi delle scorte a rotazione con regolarità. Questo vi aiuterà a rilevare tempestivamente eventuali incongruenze.
• Per le scorte conservate nei punti vendita fisici è possibile (e consigliabile) utilizzare etichette di sicurezza, sorveglianza elettronica degli articoli, telecamere, servizio di sicurezza e altro ancora.

Strategie per il gruppo C: come gestire le scorte improduttive

Fortunatamente esistono anche numerose strategie per ottimizzare gli articoli del gruppo C. Si tratta di metodi utili a ridurre i costi e a liberare il capitale circolante in azienda. Del resto, i prodotti di classe C sono fondamentalmente dei “pesi morti”. Tanto è vero che il 60% dei professionisti delle supply chain sostiene di avere come priorità assoluta la riduzione delle spese di inventario.

In generale, la vostra migliore opzione è liberarvi delle scorte di tipo C, per limitare gli oneri finanziari legati a questi articoli. I prodotti del gruppo C occupano spazio in magazzino. E vi impediscono di acquistare più prodotti del gruppo A: quelli che i vostri clienti richiedono!

Applicate riduzioni di prezzo o sconti sui prodotti del gruppo C

Come abbiamo visto avete l’opportunità di alzare i prezzi dei prodotti di classe A per ottimizzare i profitti. Viceversa, per gli articoli del gruppo C considerate di ridurre i prezzi in modo da sgomberare finalmente gli scaffali. Molti acquirenti, specialmente quelli online, tendono a scegliere il prodotto con il prezzo più basso. Perciò i prezzi bassi potrebbero essere un richiamo verso i vostri prodotti di classe C.

Abbassando i prezzi in modo da renderli inferiori a quelli della concorrenza, o addirittura vendendo il prodotto al prezzo di costo, avrete un risparmio superiore nel lungo periodo. Fondamentalmente, è meglio vendere l'inventario del gruppo C che preoccuparvi dei margini di profitto. Infatti più a lungo conserverete queste scorte improduttive più i loro costi graveranno sul bilancio aziendale.

Date in beneficenza i vostri prodotti di classe C

La filantropia è un’ottima cosa, sia dal punto di vista umano che commerciale. Da una parte potete contribuire a sostenere una buona causa e rendere il mondo un posto migliore. Dall'altra date ai clienti un motivo più convincente per sostenere il vostro brand e acquistare i vostri prodotti. Un sondaggio per la responsabilità sociale d’impresa effettuato da Cone Communications ha rilevato che l'87% dei consumatori dichiara di essere disposto ad acquistare un prodotto quando l'azienda sostiene una causa secondo loro meritevole.

Questa strategia può funzionare bene per i prodotti del gruppo C, perché offre agli acquirenti un ulteriore incentivo all'acquisto. Oltre a donare i proventi della vendita in beneficenza, potreste anche donare i prodotti stessi a chi ne ha effettivo bisogno. Se vi occorrono idee su quale causa sostenere, cercate associazioni di beneficenza locali che trarrebbero un vantaggio specifico dalle vostre giacenze.

Offrite i prodotti del gruppo C in bundle con quelli del gruppo A o B

Il bundling è la vendita cumulativa di più prodotti a un unico prezzo. Funziona bene, perché a molti acquirenti piace provare la sensazione di fare un affare! Quando mettete in vendita insieme degli articoli del gruppo C complementari con articoli di classe A o B, gli acquirenti hanno la percezione di far fruttare di più il denaro speso.

Di conseguenza, la domanda di prodotti del gruppo C salirà, riuscirete a vendere questi articoli a un prezzo leggermente più alto, e vi sbarazzerete delle scorte improduttive. Tutto nello stesso tempo! Associando un prodotto di classe C a un prodotto con buone performance migliorerete anche il tasso di acquisto del prodotto in bundle di classe A o B.

Aumentate la visibilità del vostro inventario di classe C

A volte i prodotti classificati con la fatidica C hanno solo bisogno di un po' di attenzione in più. Una maggiore visibilità online e nel vostro negozio fisico potrà far spiccare i vostri prodotti di categoria C, stimolando la domanda di questi articoli.

Una tattica può essere quella di collocare i prodotti C accanto alla merce complementare di classe A, o esporli strategicamente in prossimità della cassa o in altri luoghi molto visibili e trafficati del vostro negozio fisico. Potreste anche programmare delle campagne di marketing online per promuovere i prodotti del gruppo C.

Regalate i vostri prodotti di classe C

Se agli acquirenti piace fare affari, a maggior ragione apprezzeranno dei prodotti in regalo. In fin dei conti, a chi non piace ricevere un prodotto gratis? In più gli acquirenti online sono tendenzialmente più propensi a spendere per un prodotto che include un omaggio.

Offrendo in omaggio ai clienti i prodotti del gruppo C potete alleggerirvi delle scorte in eccesso e al tempo stesso creare un'esperienza di acquisto piacevole e memorabile. Potete anche scegliere di regalare i prodotti di classe C ai vostri clienti più importanti, per ringraziarli della fiducia che vi hanno accordato. Queste tecniche solitamente contribuiscono a fidelizzare i clienti aumentando la loro frequenza d’acquisto.

Smettete di ordinare e di vendere i prodotti del gruppo C

Se le strategie che abbiamo descritto non danno frutto, la cosa migliore è smettere di vendere l'inventario del gruppo C. A meno che i prodotti C non servano a un altro scopo nell’ambito della vostra attività, rimuoveteli definitivamente dal vostro negozio in modo da concentrare i vostri investimenti su prodotti più performanti.

Carenze dell'analisi ABC

L'analisi ABC è incredibilmente utile per aumentare il vostro controllo sull'inventario. Tuttavia presenta alcuni limiti:

• Non tiene conto della stagionalità. La stagionalità rende più complessa l’analisi. Pensate ai giocattoli: in estate e in autunno potrebbero appartenere al gruppo C; ma con le vendite delle festività natalizie è probabile che passino al gruppo A o B.
• Non spiega i trend e i cambiamenti di comportamento dei consumatori. Le tendenze possono avere impatto sugli acquisti dei consumatori in un certo arco di tempo. Queste tendenze man mano cambiano, quindi i dati storici non sono sempre affidabili per fare delle previsioni.
• È inapplicabile ai prodotti in fase di lancio. Se state lanciando un nuovo prodotto, verosimilmente non disporrete di dati storici per prevederne le performance. Dovrete attendere almeno qualche mese per raccogliere dati sufficienti a capire se la new entry sarà uno dei prodotti più venduti del vostro negozio. Con l'analisi ABC in Shopify, volendo potete escludere dal report i nuovi prodotti, per un'analisi più affidabile.
• È una delle tante metriche che dovreste considerare quando prendete decisioni sull'inventario. L'analisi ABC si basa sul valore di vendita al dettaglio dell'inventario, ma esistono diverse metriche relative all'inventario basate su altri valori, come la frequenza di vendita o la movimentazione di una variante. Quando effettuate le analisi per il vostro business, dovreste sempre tenere in considerazione più fonti e guardare al quadro generale.

Ottimizzate il vostro inventario con Shopify

In definitiva, l'analisi ABC è un valido strumento per individuare i prodotti con le performance migliori e peggiori in modo da ottimizzare le vendite e la redditività del vostro store.

È semplice iniziare a effettuare l'analisi ABC per prodotto con Shopify. E se avete un negozio fisico, per ottenere funzionalità di gestione dell'inventario più avanzate, potete provare Stocky di Shopify.

Illustrazione di Rachel Tunstall. Articolo originale di Emily Manley, tradotto da Maria Teresa Cantafora.