Spedire all’estero: guida pratica alla spedizione internazionale

Che si tratti di aziende o di privati, spedire all’estero può rappresentare un’operazione più complicata del previsto: gli elementi critici della spedizione internazionale, infatti, risiedono soprattutto nelle pratiche legislative che possono trasformare ogni paese in una situazione a sé stante.

In questo articolo, cercheremo di capire come gestire al meglio le spedizioni internazionali per aumentare il commercio internazionale del vostro negozio online e spedire all'estero in modo economico e ottimale. Cominciamo!

Indice

1. Differenze tra spedizione nazionale e internazionale
2. Spedire all’estero: consigli generali
3. Cosa serve per spedire merci all’estero
4. La Dichiarazione di Libera Esportazione: domande frequenti
5. Il Codice Doganale dell'Unione Europea e l’origine preferenziale dei prodotti
6. Spedire al di fuori dell’Unione Europea
7. Scegliere il packaging giusto per spedire all’estero
8. Spedire all’estero: quale corriere scegliere?
9. Quanto costa spedire all’estero: due esempi a confronto

Differenze tra spedizione nazionale e internazionale

Il principale elemento che differenzia le spedizioni nazionali da quelle internazionali è la destinazione. Detto in altri termini, cambiano le procedure e le criticità a cui andremo incontro, e anche i costi: come è facilmente intuibile, nel caso delle spedizioni verso altri paesi europei o extraeuropei, le spese di spedizione sono maggiori e variano a seconda della distanza e delle caratteristiche del servizio. Ma ciò che più di tutto crea criticità nei negozi di ecommerce sono le differenze a livello normativo: dogana, dazi, utilizzo di flotte speciali, corrieri specializzati in spedizioni all’estero, sono alcuni dei fattori che possono complicare la vita a chi spedisce merci in un altro paese.

Detto questo, organizzare una spedizione all’estero prevede le stesse operazioni che metteremmo in campo per inviare merci o documenti in Italia: prepariamo il pacco o l’imballaggio, stampiamo la lettera di vettura, prenotiamo il ritiro, attendiamo l'arrivo del corriere. Ciò che cambia è l’attenzione da rivolgere alla documentazione di accompagnamento e al tipo di spedizione.

La prima, grande differenza tra spedizione nazionale e internazionale, risiede nella documentazione che accompagna la merce da spedire, oltre naturalmente alle restrizioni imposte a livello locale da leggi e regolamenti che potrebbero limitare o vietare l’ingresso o il transito di un determinato prodotto o di una sostanza. Tutti elementi, questi ultimi, che hanno un impatto sui costi di spedizione: potrebbe rendersi necessario rivolgersi a un corriere specializzato nelle consegne in una determinata area geografica, oppure che sappia garantire qualità, efficienza e tempismo quando si tratta di consegnare un determinato tipo di prodotti.

Per scoprire come spedire alimenti freschi, può essere utile leggere questo articolo.

Spedire all’estero: consigli generali

Prima di tutto, impariamo a conoscere principi e punti fermi che riguardano qualsiasi spedizione internazionale. Eccoli:

1. Il costo di spedizione varia a seconda della destinazione: potremmo dire che più lontano è il paese verso il quale stiamo spedendo un prodotto, più la spedizione costerà. Regola che prevede delle eccezioni nel caso in cui tra il nostro paese e quello di destinazione siano in vigore determinati accordi bilaterali o comunitari;
2. Sapere cosa può entrare in un paese e cosa no, onde evitare di spedire merci che, per un motivo o per un altro, sono soggette a restrizioni doganali;
3. Infine, il consiglio è sempre quello di consultare il Dangerous Goods Regulation (GDR) di IATA, International Air Transport Association, sigla che riunisce al suo interno la stragrande maggioranza delle linee aeree mondiali e ha pubblicato la lista completa delle merci precluse al trasporto aereo.

Al netto di questi due principi, in linea di massima non è possibile spedire all'estero:

• Merci infiammabili o pericolose;
• Animali o altri oggetti organici;
• Prodotti contraffatti;
• Beni culturali e opere d’arte;
• Monete e banconote.

Ultima regola: senza un packaging idoneo o documenti debitamente compilati, il pacco quasi certamente non sarà accettato. Fatte queste premesse, possiamo entrare nel dettaglio e capire come spedire all'estero.

Cosa serve per spedire merci all’estero

Tra spedizioni nazionale e internazionali, come abbiamo detto, cambia il tipo di documentazione che accompagna la merce. Cosa significa nello specifico?

Spedire verso un paese dell’Unione Europea

Spedire dall’Italia verso un paese europeo è relativamente semplice, in quanto non servono particolari documenti di esportazione rilasciati dalla dogana. Basta la lettera di vettura, che dovrà essere stampata in tre copie: una applicata alla confezione o all’imballaggio, una in possesso del corriere che materialmente esegue la spedizione e una da conservare firmata.

Spedire verso un paese extraeuropeo

Di base tutte le spedizioni che partono dall’Italia alla volta di un paese esterno all’UE hanno bisogno di essere accompagnate dalla fattura, o dalla nota proforma, e dalla Dichiarazione di Libera Esportazione. Questo documento contiene tutte le informazioni obbligatorie per spedire al di fuori dell’Unione Europea: dati del mittente e del destinatario, contenuto della spedizione, valore della merce, motivazione dell’esportazione e dichiarazione di conformità della merce alle regole imposte dal paese di importazione.

La Dichiarazione di Libera Esportazione, in sostanza, è il documento che permette il passaggio del pacco tra due dogane: quella italiana di uscita e quella del paese di importazione.

La Dichiarazione di Libera Esportazione: domande frequenti

Quando si effettua una spedizione all’estero verso un paese extraeuropeo, la Dichiarazione di Libera Esportazione deve essere stampata e compilata in due copie: la prima viaggia assieme al pacco, insieme alla fattura. La seconda, invece, viene trasportata a mano dall’autista del corriere, che la riceve nel momento in cui passa a ritirare la merce.

Come compilare la Dichiarazione di Libera Esportazione?

Compilare la Dichiarazione di Libera Esportazione non è un’operazione complessa, in quanto esiste un modello base a cui vanno aggiunte le seguenti informazioni:

• Luogo da cui parte la spedizione
• Data
• Oggetto
• Numero e data della fattura
• Numero di tracking della spedizione
• Nome e cognome del mittente
• Ruolo o carica specifica del mittente
• Timbro e firma originali

È importante ricordare che la Dichiarazione di Libera Esportazione va stampata su carta intestata.

Cosa contiene la Dichiarazione di Libera Esportazione

Questo documento serve a certificare che la merce oggetto della spedizione rispetta una serie di caratteristiche. Vediamo insieme le principali:

• Non rientra tra le merci protette dalla Convenzione di Washington, come da regolamento CE numero 338/97 che protegge flora e fauna a rischio estinzione.
• Non rientra nell’elenco dei beni compresi nel regolamento CE numero 116/2009 del Consiglio del 18 dicembre 2008, che riguarda beni culturali e museali.
• Non rientra tra le merci comprese dal regolamento UE 1232/11, che regola le esportazioni dei cosiddetti beni “dual use”, ossia utilizzabili sia in ambito civile sia in quello militare.
• Non rientra tra le merci per cui è necessario presentare la licenza di esportazione per sostanze dannose nei confronti dello strato di ozono, come da regolamento CE 1005/09.
• Non rientra tra le merci comprese dal regolamento CE 1236/05, relativo a prodotti che potrebbero essere usati per la pena di morte o altri trattamenti inumani e degradanti.
• Non rientra nell’elenco dei beni soggetti a misure restrittive relative all’esportazione in Iran (regolamento CE 961/10 e note allegate Y911/Y920), Siria (regolamento CE 36/2012), Corea (regolamento CE 314/04), Zimbabwe (regolamento CE 1209/05), Costa d’Avorio (regolamento CE 747/09), Myanmar (regolamento CE 154/09), Uzbekistan (regolamento CE 1354/05), Sudan.
• Non rientra nelle merci che contengono pellicce di cane e di gatto, come stabilito dal regolamento CE n. 1523/2007.
• Non rientra tra le merci che contengono gas fluorurati a effetto serra (regolamento CE 842/06).
• Non rientra tra le merci contemplate dal regolamento CE 1005/08 sulla pesca.

In sostanza, la dichiarazione serve ad agevolare i controlli doganali dichiarando che la merce trasportata:

• Non viola le norme ambientali;
• Non contiene sostanze pericolose o proibite contemplate da particolari regolamenti comunitari;
• Non viola gli embarghi vigenti nei confronti di determinate nazioni;
• È di uso civile e non militare.

Il Codice Doganale dell'Unione Europea e l’origine preferenziale dei prodotti

Nel maggio 2016 è entrato in vigore il nuovo Codice Doganale – regolamento CE 952/2013 – che fissa le regole doganali da applicare in tutta l’UE. Le novità, applicate nello specifico nei successivi regolamenti 2446/2015 e 2447/2016, non sono poche, ma in particolare ciò che ci interessa di più è la cosiddetta origine preferenziale delle merci e la relativa dichiarazione che va consegnata al corriere che materialmente si occuperà della spedizione.

L’origine preferenziale è stata pensata per consentire benefici, riduzioni o perfino esenzioni a livello di dazi quando si esportano prodotti e merci che soddisfano dei requisiti precisi: di solito, tutto ha origine dalla sigla di un accordo bilaterale tra due o più Paesi che si riconoscono a vicenda un “trattamento preferenziale”.

Cosa significa nello specifico? Che quando un paese non appartenente al territorio doganale dell’Unione Europea sigla con la stessa UE un accordo di questo tipo, ha diritto a (e, allo stesso tempo, riconosce degli) specifici benefici daziari alle merci spedite da e verso l’UE stessa.

Questi prodotti richiedono il rilascio del certificato EUR1, che ha il compito di dichiarare l’origine preferenziale sulla fattura. Nel caso di prodotti del valore inferiore a 6.000 euro, non sarà necessaria l’autorizzazione specifica della dogana: in caso contrario, sì.

Nel caso in cui l’esportatore e il produttore siano due soggetti diversi, sarà necessaria da parte di quest’ultimo una dichiarazione che attesti il rispetto da parte del prodotto delle caratteristiche che lo rendono idoneo a godere dei benefici previsti dall’origine preferenziale.

Spedire al di fuori dell’Unione Europea

Come abbiamo detto, la situazione cambia quando dobbiamo spedire verso un paese extra UE. E questo per due motivi: il primo è che non esiste una tariffa standard ma, al contrario, il computo finale delle spese di spedizione dipende da molti fattori, come l’esistenza di accordi bilaterali o il valore della merce.

Quando si tratta di spedire un pacco all’estero vanno inoltre considerate eventuali restrizioni generiche o specifiche vigenti in alcuni paesi. Dato che la situazione cambia a seconda del paese, della sua organizzazione interna e talvolta anche degli organismi sovranazionali di cui fa parte (pensiamo ai paesi sudamericani firmatari del Mercosur, mercato comune dell’America meridionale, che applica le stesse tariffe a tutti i prodotti provenienti da paesi terzi), consigliamo di fare le opportune verifiche sui siti dedicati dei singoli Stati, oppure sui portali dei corrieri espresso. Inoltre, la stessa banca dati della Commissione europea costituisce un buon punto di partenza per orientarsi tra regolamenti e procedure doganali dei diversi paesi.

Come abbiamo visto, quando dobbiamo spedire verso un paese extra UE sono necessari tre documenti, che è sempre meglio spedire assieme alla copia di un documento personale:

• Fattura commerciale o Proforma;
• Dichiarazione di Libera Esportazione;
• Codice identificativo EORI (per gli operatori commerciali).

Per quanto riguarda le spese di spedizione, invece, inviare merci e prodotti verso un paese UE non comporta costi aggiuntivi. Viceversa, inviare al di fuori del continente europeo fa entrare in gioco i dazi doganali, spese accessorie che il corriere di solito calcola in automatico.

Fattura o proforma devono indicare la merce oggetto della spedizione, così da permettere al personale della dogana di conoscere in modo semplice e veloce il contenuto del singolo pacco. Infine, di ogni prodotto andrà indicato il valore di mercato e, nel caso in cui fosse possibile, bisognerà allegare la ricevuta d’acquisto.

Scegliere il packaging giusto per spedire all’estero

Dobbiamo spedire materiale fragile? Con quali mezzi di trasporto viene effettuata la spedizione? Sono le due domande fondamentali che ci permettono di organizzare la spedizione all’estero nel migliore dei modi. Sapere, ad esempio, se le nostre merci verranno spedite via nave o tramite aereo ci aiuta a scegliere confezioni e imballaggi adatti allo scopo.

Al di là di queste due domande, i suggerimenti migliori sono sempre:

• Utilizzare scatole rigide, robuste e con i lembi resistenti;
• Apporre un’unica etichetta di spedizione che esponga in modo chiaro gli indirizzi di consegna e spedizione;
• Per maggiore sicurezza, all’interno della scatola inserire un duplicato dell’etichetta di spedizione;
• Sempre all’interno della scatola, imballare uno a uno i singoli oggetti trasportati;
• Non risparmiare sul packaging: scatole poco resistenti spesso vogliono dire merci che arrivano a destinazione danneggiate;
• Utilizzare materiali imbottiti di spessore e tenuta adeguati;
• Preferire soluzioni di packaging sostenibile per ridurre l'impatto ambientale delle spedizioni;
• Per sigillare le confezioni usare esclusivamente nastro adesivo resistente, specifico per spedizioni.

Spedire all’estero: quale corriere scegliere?

La vera risposta è: quello più adatto alle vostre esigenze del momento. Non esiste il corriere perfetto per le spedizioni verso paesi europei ed extraeuropei. Esiste una miriade di offerte che, di volta in volta, si adattano maggiormente alla situazione contingente. Vediamo insieme le proposte dei principali corrieri nazionali:

Spedire all’estero con Poste Italiane

Il servizio di Poste Italiane per spedire all'estero si chiama Poste Delivery International Standard. Permette di inviare in tutto il pacchi fino a 20 kg e di lunghezza massima 105 cm. A questo link potete trovare le tariffe di spedizione, mentre online è disponibile una pratica guida alle spedizioni all’estero redatta da Poste Italiane.

Spedizioni internazionali con UPS

UPS offre una vasta gamma di soluzioni per tutte le aziende che hanno bisogno di spedire merci e prodotti all’estero. Sul sito del corriere c’è una sezione dedicata a tutte le tipologie di spedizioni internazionali e servizi di spedizione cargo.

Le soluzioni di DHL per le spedizioni internazionali

L’offerta di DHL di soluzioni per spedire pacchi all’estero è molto ricca e comprende pallet, container e altri tipi di carico. A seconda del servizio di spedizione scelto, il trasporto della merce può essere effettuato via aereo, nave, via terra o su linea ferroviaria. Di norma vengono considerati ingombranti i pacchi al di sopra dei 31,5 kg.

Spedire all’estero con BRT

Di norma BRT prevede due soluzioni per spedire all’estero. La prima si chiama Servizio Europa su strada: come il nome suggerisce, copre la totalità del continente europeo ed è effettuata in sinergia con DPD group, azienda operante nel campo delle spedizioni monocollo, ed EuroExpresse, rete distributiva a cui aderiscono i principali corrieri europei. C’è poi la possibilità di scegliere il Servizio Internazionale aereo, gestito in collaborazione con FedEx, che permette di spedire buste fino a 2,5 kg e pacchi espresso fino a 68 kg.

Quanto costa spedire all’estero: due esempi a confronto

Immaginiamo di dover spedire un pacco del peso di 3 kg all’interno dell’Unione Europea, negli Stati Uniti e in Australia e, di conseguenza, proviamo a calcolare le spese di spedizione.

NOTA: Il confronto che segue non rappresenta una recensione o un endorsement ai vettori proposti o un paragone tra singole tariffe. Vuole essere semplicemente un esempio di calcolo effettuato utilizzando le tabelle ufficiali, senza peraltro tenere in considerazione dimensioni dei pacchi, natura del prodotto trasportato, eventuali convenzioni con il corriere.

Utilizzando Poste Delivery International Standard il costo sarà pari a:

• 29 € per la spedizione in Unione Europea (zona 1);
• 36 € per la spedizione negli Stati Uniti (zona 4);
• 47 € per la spedizione in Australia (zona 6).

I tempi indicativi di consegna dipendono dall’area servita:

• 10-15 giorni per l’Unione Europea;
• 10-25 giorni per il resto del mondo (esclusi i tempi necessari a espletare le formalità doganali).

Utilizzando UPS Express Plus e facendo riferimento alle tabelle dei prezzi esposte sul sito del corriere, le spese di spedizione saranno pari a:

• 188,25 € per la spedizione in Unione Europea (zona 2);
• 221,15 € per la spedizione negli Stati Uniti (zona 8);
• 334,05 € per la spedizione in Australia (zona 9).

Il prezzo cambia perché sono cambiati i tempi di consegna, che utilizzando UPS Express Plus diventano:

• La mattina successiva alla spedizione, entro le ore 9.00, nel caso di spedizione verso un paese UE;
• Due giorni lavorativi, entro le 08.00, nel caso di Stati Uniti e Australia.

Quindi, quale corriere scegliere per spedire all'estero? Lo abbiamo detto prima, non c’è una risposta valida per tutte le situazioni.

Tutto dipende dal tipo di spedizione, da quanto vogliamo spendere (o è sensato spendere), dall’urgenza con cui dobbiamo recapitare il prodotto, dal valore economico delle merci trasportate e da molti altri fattori. Di fronte alla complessità di questa scelta e all’ampiezza degli elementi in gioco, il consiglio è di organizzarsi per tempo valutando tutte le soluzioni a disposizione, e questo ben prima di iniziare la propria attività di spedizioni internazionali.

Una corretta strategia di spedizione e una pianificazione oculata vi possono aiutare a risparmiare tempo, energie e denaro, servendo i vostri clienti come meritano.