Breakeven: o que é e como estimá-lo ao abrir um negócio

Como tudo na vida, empreender tem os seus riscos. De modo geral, é preciso gastar dinheiro para começar a ganhar dinheiro. Felizmente, esse ditado nem sempre se aplica na realidade, mas, de qualquer forma, é sempre recomendável saber quais serão seus custos e suas chances de sucesso.

Com isso em vista, faz-se necessário estimar o ponto de equilíbrio, ou seja, quando seus gastos iniciais se igualam à renda obtida, o momento no qual seus negócios começam a gerar lucros. A boa notícia é que existe toda uma metodologia para isso, chamada de análise de breakeven. Através dela, você descobre quais são as ações necessárias para que você possa atingir este ponto, recuperar seu investimento inicial e ter um negócio lucrativo e sustentável.

Não importa se está abrindo um negócio novo ou já administra sua empresa. Ao dominar este tipo de análise, você fica munido de todas as informações necessárias para tomar boas decisões na sua estratégia comercial. 

O que é a análise de breakeven?

Trata-se de um cálculo para precisar exatamente quantas unidades de um artigo ou serviço deverão ser vendidas para que se obtenha o retorno do investimento e dos custos operacionais. 

Suponha que você vende roupas infantis. Neste caso, deverá calcular quantas unidades deve vender para pagar os custos da armazenagem do estoque. Ou imagine que atenda num escritório ou consultório, precisará calcular quantas horas de trabalho são necessárias para cobrir o aluguel do imóvel. É só o retorno das suas atividades e vendas superam o ponto de breakeven que você começa a lucrar efetivamente.

Um dos princípios básicos para iniciar seu cálculo envolve a compreensão de dois tipos de custos:

1. Fixos: não variam de acordo com a quantidade de vendas ou volume de negócios. Alguns exemplos são o aluguel, internet, pessoal, manutenção e despesas similares.
2. Variáveis: podem aumentar e diminuir de forma diretamente relacionada com o volume de vendas, como matéria-prima, embalagens, transporte e outros.

Para que serve a análise de breakeven?

• Precificação correta
• Decisões mais inteligentes
• Limitação das pressões financeiras
• Financiamentos, empréstimos e investimentos

Precificação correta

O preço ideal é aquele que atrai clientes, mantém os negócios fluindo, deixa as contas pagas e acaba resultando em lucro. Algumas estratégias focam nos preços mais baixos para atrair clientes, enquanto outras são fundamentadas na psicologia humana.

É comum que empreendedores estipulem seus preços pensando no custo de criação, fabricação ou aquisição das mercadorias. Acontece que estes custos são variáveis, mas as despesas fixas nunca deixam de existir. Seguro, internet, tarifas de assinaturas de serviços na web onde executa suas atividades... são todas coisas básicas sem as quais seus negócios não são possíveis. A análise de breakeven ajuda você a descobrir como garantir que consegue cuidar destas despesas, possibilitando que suas atividades continuem fluindo.

Muita gente se empolga com suas ideias de negócios e acaba esquecendo de avaliar bem os possíveis custos. Um bom relatório de breakeven permite limitar desperdícios, reduzir gastos perdidos e delinear compromissos financeiros, reduzindo ao mínimo quaisquer surpresas desagradáveis no seu caminho em direção ao sucesso.

Além do mais, você também deve ter uma meta de lucros. Para tanto, é preciso estar ciente de quanto precisa vender para que seu empreendimento se torne rentável. Assim, metas mais concretas e plausíveis são definidas, tal clareza nos auxilia na hora de conquistar nossas metas.

Decisões mais inteligentes

Empreendedores de sucesso tomam decisões inteligentes, não fundamentadas em impulsos ou reações emocionais. Claro que é importante ter aquela paixão por sua ideia, mas ela não é suficiente para garantir seu êxito no aspecto financeiro e administrativo. Por exemplo, traçar estratégias de precificação com base nos hábitos de consumo do seu público-alvo, conhecer o preço médio de produtos da mesma categoria, analisar dados históricos de flutuação de preços podem ser essenciais para aumentar suas chances de vencer.

Limitação das pressões financeiras

Pressões financeiras são muito estressantes e retiram seu foco e esvaziam sua motivação. A análise de breakeven é uma forma racional de decidir quando vale a pena ou não investir numa ideia. Possíveis prejuízos são evitados, e as chances de fracasso são mitigadas. Isso lhe proporciona uma visão mais realista dos potenciais resultados.

Financiamentos, empréstimos e investimentos

E é aí que entra outra grande vantagem: com uma análise de breakeven bem-feita, seu plano de negócio pode atrair investidores ou financiamentos. Ela é muito útil na hora de comprovar que seu plano de negócios é viável. E, o que é mais importante, você saberá até que ponto conseguirá bancar o peso de qualquer financiamento que solicite.

Ou seja, uma boa análise de breakeven fundamenta um melhor planejamento financeiro.

Quando é necessário fazer uma análise de breakeven?

Geralmente, são quatro as situações nas quais este tipo de avaliação é altamente recomendada:

1. Ao abrir um novo negócio

Tem uma ideia legal e quer abrir uma empresa ou empreender? Após pensar na ideia, conferir preços e viabilidade financeira, contatar fornecedores e outros quesitos essenciais, é necessário fazer uma análise de breakeven. Através dela, você descobre a viabilidade da sua ideia, pesquisa de forma realista sobre despesas e possíveis retornos, e ganha ferramentas para precificar da forma correta.

2. Antes de criar ou lançar um novo produto

Uma avaliação seu breakeven, ou ponto de equilíbrio, não deve ser feita apenas quando se abre uma nova empresa. Ela é imprescindível também antes de se jogar de corpo e alma no desenvolvimento ou lançamento de um novo produto, principalmente se a novidade tem o potencial de adicionar custos significativos às suas atividades. Mesmo quando ocorra pouca ou nenhuma alteração nos custos fixos, é preciso ficar de olho nos custos variáveis do novo produto, que podem estar ocultos nos materiais, fornecedores, frete e até embalagens, além de definir os preços ideais antes mesmo de começar a vendê-lo.

3. Antes de inaugurar um novo canal de vendas

Alcançar novos públicos e possibilidades em diferentes canais de vendas é sempre o objetivo que se tem em mente. Porém, não se esqueça que isso envolve uma alteração nas despesas operacionais. Digamos que trabalha com comércio eletrônico com uma loja on-line de sucesso e pensa em abrir uma pop-up física temporária. Mesmo que por um período limitado, há uma mudança significativa nos seus custos por conta disso. Você não pode arriscar a parte dos negócios que está indo bem, portanto, ao calcular seu ponto de equilíbrio você garante que a empresa consegue suportar esta carga financeira.

4. Antes de alterar seu modelo de negócio

Qualquer mudança que altere a estrutura ou modelo das suas atividades tem melhores chances de ser bem-sucedida caso você calcule seu ponto de breakeven. Se você trabalha com loja física e pretende atuar com uma loja virtual, por exemplo, isso lhe permitirá descobrir se deverá também alterar seus preços diante da mudança.

Fórmula para o cálculo do breakeven

Há uma fórmula que nos permite calcular o ponto de equilíbrio. Vamos explicar como ela funciona:

O breakeven equivale ao custo fixo dividido pelo preço médio, menos os custos variáveis.

Breakeven = Custos fixos / (preço médio - custos variáveis)

Simplificando: dividimos primeiro o lucro líquido por unidade vendida, depois dividimos seus custos fixos por este número. Com este dado, você fica sabendo quantas unidades deve vender para alcançar este ponto de equilíbrio.

Ou seja, as vendas de um produto devem cobrir mais do que apenas os custos de produção ou aquisição dele. O restante é o que chamamos de margem de contribuição, já que esta margem contribui com as despesas fixas.

Se quiser tomar boas decisões comerciais, uma análise de breakeven é imprescindível. Isso vale para quem abre um novo negócio ou faz mudanças em suas atividades atuais.

Mas não se esqueça que, embora a análise seja útil, ela não é milagrosa. Você precisa ficar atento e analisar diversos fatores complexos para nunca desviar do seu caminho para o sucesso. Boa sorte!

Primeiro passo – Tenha os dados em mãos

Comece criando uma lista de todas as despesas de abertura e operação. Não deixe nada de lado, desde o custo do produto em si, passando por aluguel e incluindo até as taxas bancárias que paga. Verifique se não esqueceu nenhuma despesa e depois classifique se são fixas ou variáveis.

1. Custos fixos

São aqueles que não variam de acordo com o volume de vendas ou solicitações de serviço. Aluguel, licenças de softwares, seguros e mão de obra estão incluídos aí, mas é importante listar todas as despesas fixas e obrigatórias.

Com exceção de eventos especiais, como feiras, relacione estas despesas mensalmente, sem esquecer de nada e, caso opte por usar a planilha fornecida, os cálculos são feitos automaticamente. No exemplo abaixo, temos os itens de armazenamento, seguro e contador.

2. Custos variáveis

Já estas despesas mudam com base na quantidade de vendas. Nesta categoria, entram materiais, comissões, custos de processamento e até contratação de serviços.

Existem também os custos que podem potencialmente entrar em ambas as categorias, mas isso vai depender das operações da sua empresa. Funcionários efetivos são classificados como uma despesa fixa, mas autônomos e freelancers podem entrar na categoria variável.

Relacione todos os custos variáveis, indicando o preço por unidade vendida e os some. Ou, alternativamente, use a planilha que fará este cálculo automaticamente para você.

3. Preço médio

Agora é o momento de estabelecer um preço unitário. Não se preocupe se não tem a resposta definitiva para isso ainda, já que é possível alterá-lo posteriormente. Falamos aqui do preço médio, ou seja, caso tenha clientes que comprem com descontos não deixe de considerar isso no cálculo da média.

Segundo passo – Chegou a hora de integrar os dados

Com os dados na planilha, o custo fixo e o custo variável são calculados automaticamente. Para o cálculo do breakeven, insira o preço médio na célula indicada. Para interpretar a planilha, observe que a primeira célula à direita (abaixo das unidades de breakeven) mostra a quantidade a ser vendida para atingir este ponto de equilíbrio.

No exemplo acima, o resultado é 92.5 unidades.

Terceiro passo – Ajustes

Experimente com diferentes números. Isso lhe permite compreender a diferença ao aumentar ou diminuir custos. Altere o preço também para ver o que acontece. E não desanime: é difícil acertar tudo logo de cara, portanto, vá fazendo ajustes e atualizações quando forem necessários.

O erro mais comum neste processo é que muita gente costuma esquecer ou deixar custos de lado, especialmente quando falamos das despesas variáveis. Fazer o breakeven do jeito certo é fundamental para tomar boas decisões na sua administração. Mas, para que isso ocorra, necessitamos do mais alto nível de precisão na listagem de custos.

Pense em todo seu ciclo operacional, do início ao fim. Algumas pessoas podem achar que é irrelevante ter que usar plástico bolha para embalar artigos mais frágeis, mas isso é um custo também. Outras podem listar os custos de um jantar especial que deram para investidores, mas esquecer dos guardanapos, e é nos detalhes que se escondem as armadilhas.

A análise de breakeven também tem suas limitações

Apesar de ser importantíssima como guia que orienta na tomada de decisão, também existem limitações no que diz respeito ao que a análise consegue estimar.

Ela não prevê demanda

O breakeven é calculado sem que seja possível prever a demanda, indicando unicamente a quantidade de unidades que deve vender para atingir um ponto de equilíbrio, e isso importa porque a demanda não é algo estável. Ou seja, se você altera o preço, é possível que altere também o volume de vendas e interesse no produto.

Só funciona se os dados forem precisos e consistentes

Existem custos que são fixos e variáveis ao mesmo tempo, e isso dificulta na hora de fazer os cálculos, já que você terá que escolher onde classificá-los. Alterações de preço de material, mão de obra, aluguel e outros custos também podem ocorrer sem que tenham sido estimadas.

A precisão só existe quando temos dados exatos, o que significa que a confiabilidade do resultado varia de acordo com isso.

Uma abordagem simplista

Uma crítica válida ao breakeven é que se trata de algo um tanto simplista, que não considera fatores mais complexos. Por exemplo, diversas empresas trabalham com diversos produtos de preços muito diferentes. Ao trabalhar com a média, a análise não leva em conta estas nuances. Para mitigar este problema, você pode usar um produto de cada vez ou estimar um preço médio para todo o estoque. Mas, neste caso, é bom ter alternativas que possam permitir outros pontos de vista que lhe preparem melhor para desafios futuros.

Além disso, preços e custos tendem a variar conjuntamente, ao passo que o modelo só considera um aspecto de cada vez. Por exemplo, caso baixe o preço os custos variáveis poderão cair, já que ao se conseguir um maior poder de compra ou maior eficiência há uma queda nestas despesas. É bom lembrar que estes cálculos e números ajudam, mas são estimativas, e não certezas.

Não leva em conta o decorrer do tempo

A análise de breakeven ignora variações que ocorrem com o passar do tempo. Tudo vai depender do período escolhido para o cálculo das despesas fixas. O mais comum é que se opte pelo modelo mensal, o que dificulta a percepção de alterações semanais nas vendas. Por este motivo, é legal ter um bom fluxo de caixa.

O futuro também é desconsiderado, pois a análise só consegue trabalhar com dados do presente. No mundo dos negócios, tudo é possível. Trata-se de um equilíbrio delicado, em constante movimento.

A concorrência não é levada em consideração

Ao entrar num mercado, você acaba influenciando os concorrentes, que podem alterar preços. A precificação da concorrência altera sua demanda, o que leva você a ter que alterar seu preço também. A escassez de matérias-primas, preços agressivos da concorrência e até mesmo investimento em estratégias publicitárias podem alterar sua demanda e seus custos.

Mas, no fim das contas, a análise de breakeven continua sendo uma fundamentação sólida que propicia uma visão geral do que é necessário se ter para alcançar o sucesso. Apesar das limitações, ela continua sendo essencial. No entanto, uma administração de negócios adequada analisa diversos fatores e ângulos de forma constante para traçar suas estratégias.

Como diminuir seu ponto de breakeven em 3 passos

Ok, você completou a análise, mas e se a quantidade de unidades a serem vendidas for alta demais? Bateu um desespero porque o número parece impossível de alcançar? Mantenha a calma. É sempre possível fazer alguns ajustes para diminuir o breakeven.

1. Corte nos custos fixos

Olhe com bastante atenção e procure notar onde é possível diminuir suas despesas fixas. Quanto mais baixas forem, menos unidades vendidas serão necessárias para se atingir o ponto de equilíbrio. É possível economizar no aluguel? Optar por fornecedores mais em conta? Mudar o plano de banda larga para um mais barato?

2. Você pode aumentar o preço

Com preços mais altos, cai o número de unidades que precisa vender para alcançar o breakeven. Mas não adianta só sair aumentando os preços, é preciso saber quanto o mercado está disposto a pagar, e quais são as expectativas associadas a um preço mais elevado. Pode ser que os consumidores esperem um produto de nível premium ou um atendimento mais eficiente.

3. Corte também nos custos variáveis

Isso costuma ser muito mais difícil do que cortar despesas fixas, especialmente para quem está começando. Isso se deve ao fato de que, conforme seus negócios vão crescendo, fica também mais fácil reduzir os custos variáveis. Mas sempre vale a pena tentar negociar com fornecedores, encontrar opções mais em conta ou alterar processos. Quem sabe bolinhas de isopor sejam mais baratas que o plástico-bolha para suas embalagens? Pode parecer pouca coisa, mas cortes assim podem fazer a diferença.