Dicas para otimizar seu home office e trabalhar em segurança

Você provavelmente se identifica com o que vai ler agora: diante das novas medidas de contenção do surto do coronavírus, você e sua família vão passar os próximos dias (ou semanas) em quarentena. Seja qual for a sua configuração familiar, certamente as novas demandas de espaço ocuparam cada centímetro da sua casa ou apartamento.

Nem todos conseguem preservar seus ambientes de trabalho diante de situações emergenciais como essa. É provável que o seu home office tenha acabado num canto esquecido, nos fundos da casa, ou até mesmo que tenha deixado de existir. Porém, espaços de trabalho escuros, desconfortáveis e pouco atraentes podem prejudicar não apenas os negócios, mas também a sua saúde mental.

Startups de tecnologia são famosas por investir pesado em espaços de trabalho requintados para seus colaboradores. Embora essa medida possa parecer desperdício de dinheiro, várias pesquisas confirmam que espaços projetados com cuidado podem aumentar a produtividade e a satisfação pessoal. Funcionários satisfeitos trabalham melhor e, consequentemente, o retorno sobre o investimento é óbvio. 

Investir em si mesmo preparando um ambiente de trabalho inspirador é investir na sua empresa e na sua saúde. Neste artigo, reunimos ideias de home office para acomodar suas demandas de trabalho em tempos de crise.

DIY x Designer

Algumas pessoas têm boas habilidades manuais, enquanto outras preferem terceirizar serviços de decoração e afins. Embora a contratação de profissionais especializados seja uma ótima pedida, neste momento é necessário pensar na saúde coletiva. Portanto, talvez não seja a melhor hora para receber um consultor na sua casa.

Nesse caso, que tal aproveitar as horas extras da quarentena e dar os primeiros passos da organização do seu home office? As perguntas a seguir podem ajudar você a conhecer o seu perfil:

• Você tem muita criatividade e habilidades manuais, ou seus erros de principiante acabarão custando mais caro no futuro?
• A nova rotina em casa rendeu horas extras na sua agenda?
• Você gostaria de fazer um redesign básico (pequenos ajustes, acabamentos etc.) ou uma grande reforma?

Se você pretende fazer projetos mais complexos ou difíceis, recomendamos adiar seus planos mais um pouco. Designers de interiores são especialistas que ajudarão você a economizar tempo e dinheiro aproveitando contatos de mão de obra e descontos especiais em materiais. Você pode usar o Houzz para buscar profissionais na sua região, mas faça essa pesquisa quando as medidas emergenciais de quarentena não forem mais necessárias.

Sabemos que adiar planos pode ser frustrante, mas não desanime! Você ainda pode se divertir com várias ideias DIY econômicas que não exigem habilidades manuais avançadas. O Pinterest e o YouTube estão repletos de tutoriais detalhados e ideias para design de home office que você pode fazer por conta própria.

Planeje o espaço

Se possível, escolha um cômodo da sua casa que tenha espaço para todas as atividades relacionadas à sua empresa, onde todas as ferramentas, aparelhos e equipamentos fiquem ao seu alcance. Se você teve que migrar seu home office para um ambiente menor, faça uma seleção criteriosa e leve consigo as ferramentas mais essenciais.

Designers profissionais trabalham com dimensões mínimas de 150 x 210 cm ao projetar espaços de trabalho. Talvez o seu ambiente atual não atenda a esses requisitos, mas é importante pensar em como você se movimentará pelo home office: você tem espaço suficiente para deslizar a cadeira? É possível concluir suas tarefas diárias com conforto?

Se o seu trabalho for criativo e o home office também for a sua área de produção, você precisará de ainda mais espaço. Procure usar espaços alternativos dentro e ao redor da casa: áreas como garagem, quintal, galpão ou varandas que não estejam em uso talvez possam ser úteis para improvisar. Camas embutidas e sofás-cama ajudarão a aproveitar quartos e a transformar o ambiente em uma área multifuncional.

Foto: escritório no quintal de casa

Espaços pequenos, como apartamentos, também podem abrigar um home office exclusivo. Aproveite os espaços do seu armário, crie um cômodo multifuncional ou priorize o uso dos seus móveis retráteis, caso você os tenha.

Foto: closet reprojetado como pequeno escritório, via West Elm 

Depois de definir a localização na casa, pergunte a si mesmo se você vai usar o espaço para fazer reuniões. Mesmo as reuniões presenciais não sejam viáveis no momento, é importante se preparar para causar uma boa impressão em reuniões pela internet.

Por fim, elimine as distrações. A cozinha costuma ser um núcleo conveniente de atividades para quem precisa trabalhar em casa, mas também pode ser fonte de distrações. Em contrapartida, o espaço de trabalho pode fazer você esquecer do seu tempo junto à família. assim que você “bater o ponto”. Monte um espaço reservado, capaz de separar sua vida pessoal do seu trabalho.

Projete o layout

Um designer de interiores pode trabalhar com você para definir um layout que atenda suas necessidades. Caso você siga pelo caminho DIY, existem diversas ferramentas e apps online que podem ajudar no planejamento do espaço:

• Plantas em 3D: o roOomy (iOS) pode converter fotos em 2D para cenários de cômodos em 3D. Outras opções: Room Sketcher (desktop) e Home Design 3D (Android)
• Plantas em 2D: Stanley Floor Plan (iOS) e AutoCAD 360

Foto: How to Decorate

Projeto: Room Sketcher

Você pode projetar seu espaço para tarefas diferentes: áreas separadas para ideias, reuniões, trabalho, embalagem de pedidos, produção, com o objetivo de aumentar a produtividade e evitar a desorganização.

Crédito da foto

Caso o feng shui, antigo sistema chinês que avalia como a energia conecta as pessoas aos ambientes, seja importante para você, utilize seus princípios fundamentais para ajudar na escolha de um local, na projeção do espaço e na organização dos objetos. Essa filosofia afirma que uma organização apropriada do espaço pode influenciar na saúde, no sucesso e na felicidade.

Crédito da foto

Tecnologia

Antes de começar a cuidar dos aspectos estéticos, reserve tempo às questões de tecnologia.

• Verifique as tomadas: elas são suficientes? A instalação dos móveis permitirá o acesso até elas? Você vai precisar de réguas de energia, extensões ou soluções para organizar cabos?
• O serviço de internet da sua casa é adequado às suas necessidades de consumo? O wi-fi pega na casa toda?
• Pense em todos os aspectos, desde automação doméstica e lâmpadas inteligentes até headphones com isolamento acústico.

Dicas de decoração do seu home office

Psicologia das cores

Utilize os princípios de composição e psicologia das cores para projetar meus ambientes de moradia e trabalho. Como você deseja se sentir no cômodo?

Foto: Decoist

Escolher as cores certas para seu home office deve ir além de preferências pessoais. As cores podem impactar os níveis de produtividade e energia (azul e verde são boas opções, respectivamente).

Caso seu trabalho seja tedioso ou exigente fisicamente, cores como laranja e vermelho podem ser energéticas. O amarelo é uma cor ótima para alguns tipos de design, pois estimula a criatividade. Atente-se também aos atributos negativos das cores. A cor amarela, por exemplo, pode forçar os olhos.

Armazenamento inteligente & organização

O armazenamento é um aspecto importante, especialmente em espaços pequenos, compartilhados ou produtivos. A menos que seu negócio seja realizado unicamente por meio do modelo de dropshipping, você inevitavelmente deverá criar espaço para produtos e materiais de envio. Existem diversas maneiras de se atacar o problema:

• Construa verticalmente - faça uso do espaço vertical, através de estantes altas e modulares.
• Compre móveis que permitam guardar muitas coisas.
• Experimente um expositor aberto para incorporar seus produtos ao design do cômodo.
• Reserve um closet ou outra área da casa para servir de estoque separado.
• Alugue um depósito fora da sua casa.

Fotos: Better Homes & Gardens e Digsdigs

Foto: construção com porta-paletes DIY, via Homedit

Embora grande parte do seu dia permaneça organizado graças aos apps, existem diversas ideias para priorizar tarefas e se inspirar no rumo certo:

• Utilize o Trello para organizar suas tarefas.
• Experimente utilizar um calendário físico grande para anotar eventos importantes, como vendas, objetivos ou lançamentos de produtos
• Crie um sistema claro de entrada/saída para correspondências, faturas impressas, etc.
• Em escritórios que também funcionem como espaços produtivos, organize ferramentas e materiais de forma criativa para mantê-los à mão, e mantenha um espaço próprio para cada objeto

Fotos: Inspired by Charm e Apartment Therapy

Fotos: ideias de armazenamento com chapas perfuradas, via French by Design

Espaços saudáveis

Seu espaço reflete o que acontece dentro de você, afirma a prática do feng shui, e pesquisas sugerem que más condições de trabalho são prejudiciais à saúde.

Caso você passe boa parte do dia sentado, utilize uma boa cadeira de escritório econômica. Certifique-se de ajustar sua postura para se sentar na posição ideal e evitar lesões: sente com as costas retas, pés na horizontal e cotovelos a 90 graus.

Postura adequada ao sentar-se

Independentemente da cadeira, ficar sentado por muito tempo pode causar problemas de saúde como fadiga, tensão nas costas e diminuição da eficiência cardíaca. Alternativamente, utilize uma mesa para trabalhar em pé ou do tipo ajustável, e não se esqueça de levantar e de se mover com regularidade.

Escolha tintas (níveis baixos ou nulos de COVs) e materiais de construção que prezem pela saúde, e certifique-se de que o espaço possua ventilação adequada. “Condições verdes” podem melhorar o desempenho cognitivo e impactar positivamente a estratégia e o uso de informações.

Um estudo da NASA descobriu que plantas caseiras comuns podem remover toxinas prejudiciais do ar, recomendando uma planta a cada 9 metros quadrados de espaço. Entretanto, nem todas as plantas são iguais. O estudo classificou 18 variedades por suas capacidades de limpeza atmosférica:

Veja o infográfico completo criado pela Love the Garden.

Tome um pouco de sol! Um estudo da Northwestern University descobriu que a quantidade de exposição à luz natural no escritório pode impactar o sono, a atividade e a qualidade de vida. Pessoas que trabalham em espaços com janelas dormiram em média 46 minutos mais por noite do que aquelas sem janelas. Caso seu escritório não tenha janelas, verifique se você precisa de suplementos de vitamina D.

Motivação

Finalmente, projete seu escritório com elementos agradáveis. O que mantém você motivado? São seus filhos, sua citação favorita ou o caminho rumo ao seu objetivo? Represente essa motivação visualmente no ambiente.

Fotos: Apartment34, The Financial Diet

BÔNUS: as melhorias no seu home office são despesas corporativas legítimas que podem ser deduzidas de impostos!

“Melhorias e despesas corporativas devem estar especificamente relacionadas ao seu home office, portanto, certifique-se de guardar cópias dos recibos de todos os materiais comprados. Por mais tentador que seja, não tente declarar a reforma da cozinha ou a instalação de uma piscina – despesas muito grandes chamarão a atenção das autoridades fiscais do seu país." – Will Hillock, Especialista em Tributos da Shopify.

Como empreendedor, você provavelmente passa muito tempo no computador, trabalhando arduamente para fazer sua empresa crescer. Presenteie-se com um espaço que o inspire a fazer aquilo que você faz de melhor.

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Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Dayna Winter