Saber gerenciar o tempo de forma eficaz é importante para qualquer pessoa, mas essa é uma habilidade crucial para os empreendedores.
Por serem responsáveis por todos os aspectos de um empreendimento, saber separar a quantidade certa de tempo para cada tarefa é fundamental para que consigam manter seus negócios funcionando sem problemas.
O bom gerenciamento de tempo não significa trabalhar mais, mas, sim, trabalhar de forma mais inteligente. Pedimos para 34 especialistas em produtividade compartilharem suas melhores dicas para o gerenciamento de tempo. Experimente as técnicas aqui listadas e descubra as estratégias que melhor funcionam para você.
1. Use e abuse do aprendizado just-in-time
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Pat Flynn |
"O método de aprendizado just-in-time revolucionou a minha vida. Eu só consumo conteúdo diretamente relacionado à próxima tarefa do projeto que estou desenvolvendo no momento. Artigos de blogs, episódios de podcasts, vídeos — todo esse conteúdo tem que servir para me ajudar a concluir a próxima tarefa da minha lista de prioridades; se não, ele não merece a minha atenção... pelo menos não agora.
'O método de aprendizado just-in-time revolucionou a minha vida.
O medo de ficar por fora dificulta essa priorização, afinal, há tanta coisa legal acontecendo, a gente simplesmente não quer deixar nada passar. Porém, se você agir com inteligência ao esbarrar com algum material interessante e útil, deixando-o temporariamente de lado com o auxílio de uma ferramenta que te permita acessar esse conteúdo depois (como, por exemplo, o Evernote), isso de fato mudará a relação entre o quanto você produz e o quanto você aprende.
Pare para pensar em todo o conteúdo que você está consumindo hoje em dia. Você consegue colocar 100% dessas informações em prática ou está perdendo tempo aprendendo coisas que você não precisa saber agora?
2. Priorize e delegue tarefas
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Elizabeth Grace |
Saiba quais são as suas prioridades pessoais e profissionais e planeje-as na sua agenda. Todo o resto deve se adequar a elas ou simplesmente ser deixado de lado.
Conte com um ótimo assistente e deixe-o responsável pela sua agenda e por outras atividades cotidianas. Ter um assistente pode ser determinante para aumentar a sua produtividade e diminuir seus níveis de estresse.
3. Dê o pontapé inicial
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Craig Jarrow |
Não tem mistério, comece pelo começo.
A maioria dos empreendedores nunca começa a fazer o que precisa ser feito.
E a maioria das ideias morrem antes mesmo de saírem do papel.
Pare de esperar o momento ideal... Isso não existe.
Pare de esperar pelo produto perfeito... Lance uma versão dele com os requisitos mínimos.
Pare de esperar aquele dia chegar... porque ele nunca virá.
Você não pode terminar algo que nunca começou.
4. Mude a sua forma de pensar
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Maura Thomas |
Mude a sua forma de pensar. O gerenciamento de tempo é uma ideia ultrapassada. O gerenciamento de atenção é o novo segredo para a produtividade.
A forma como você gerencia o seu tempo só importa se você também controla a atenção despendida na tarefa da vez. Se você reserva um determinado período de tempo para dar conta de uma tarefa e gasta esse tempo alternando sua atenção entre várias tarefas diferentes, o resultado final provavelmente ficará aquém das suas expectativas. Controlar a atenção significa gerenciar as distrações internas e externas com eficácia, e fazer uma coisa de cada vez, para obter resultados melhores com mais rapidez.
5. Adote um sistema de cartão de notas
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Gregory Ciotti |
Para melhor aproveitar o seu tempo, procure entender onde você o gasta. Sei que existem ferramentas excelentes para controlar o tempo, mas, para ser sincero, fico com o básico: o sistema de cartão de notas desenvolvido por Marc Andreessen sempre funcionou comigo.
Para quem ainda não conhece, esse sistema é bem simples, em que você anota as principais tarefas do seu dia em um cartão. No verso dele, anote tudo o que você fez fora do seu planejamento inicial, afinal, tarefas extras sempre surgem em um dia típico de trabalho.
Ao final do expediente, preste atenção em tudo o que você priorizou fazer (e se conseguiu dar conta ou não) em um verso do cartão e, no outro, observe quais foram as atividades extras que surgiram ao longo do dia. Ter mais coisa para fazer de vez em quando é perfeitamente normal, mas se você não está riscando as principais tarefas dos seus dias, é sinal de que algo está errado.
6. Invente um sistema de gestão de prioridades
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Ann Gomez |
O segredo está no foco. Hoje, inúmeras pessoas tentam dar conta de várias tarefas ao mesmo tempo e, consequentemente, não conseguem fazer as coisas direito (e acabam se exaurindo nesse processo). Determine quais são as suas principais atividades de impacto e planeje seu dia em torno delas. Não deixe que outras distrações e oportunidades atrativas ditem o ritmo do seu dia.
Você provavelmente também precisará de um sistema de gerenciamento consolidado para ajudá-lo a administrar as suas prioridades. Nós chamamos esse sistema de “plano mestre”. Nele, liste as suas prioridades imediatas e todas as tarefas associadas a elas. Fique à vontade para incluir metas secundárias no seu plano mestre, mas lembre-se de que você não terá tempo para elas até ter dado conta de todas as suas prioridades do momento.
7. Contrate um assistente virtual
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Ari Meisel |
Contrate um assistente virtual e terceirize tudo o que você não precisa fazer por conta própria.
8. Pise no freio
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Carson Tate |
O empreendedor vive no modo de desempenho excessivo por muito tempo porque ele encarna o próprio negócio. Se você se enquadra nesse perfil, a minha sugestão é: pise no freio, vai dar tempo de fazer tudo. Você precisará de tempo, energia e atenção para trabalhar, e quando funcionamos acelerados e a todo o vapor, corremos um grande risco de esgotamento.
Você sabe qual é a medida de trabalho boa o suficiente para cada um dos projetos da sua lista? Essa medida basta tanto para você quanto para a sua empresa. Pensar, repensar e ficar ajustando detalhes daqui e dali de forma excessiva é desnecessário, além de ser uma perda de tempo precioso. Depois de fazer bem o seu trabalho, pare e vá descansar.
9. Diminua a sua carga cognitiva
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Rodolphe Dutel |
Administre a sua carga cognitiva para que você não tenha que ficar “lembrando das coisas”. Para fazer isso, eu uso o SaneBox para enxugar a minha caixa de e-mails e registro tudo o que acho ser importante no Evernote.
Administre a sua carga cognitiva.
Tenho 35 arquivos diferentes no Evernote com anotações (perguntas, resultados e planos de ação) de conversas que travo com as pessoas que trabalham comigo com frequência em qualquer projeto importante. Em seguida, reúno todas as tarefas em uma lista de afazeres. Nela, posso editar cada tarefa de acordo com o nível de prioridade e programá-las na minha agenda que, atualmente, está organizada pelo aplicativo Sunrise Calendar.
10. Reserve um tempo para desacelerar e refletir
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Peter Bregman |
Parar tudo o que está fazendo e pensar é a coisa mais importante que um empreendedor atarefado pode fazer para si mesmo e para o seu negócio. Por me enquadrar nesse perfil, sei como é fácil viver na correria, indo de um compromisso a outro, sem ao menos parar para respirar. Apesar de frequente, esse modo de viver e trabalhar é um tremendo equívoco.
Reserve pelo menos cinco minutos da sua manhã para pensar sobre o seu dia:
- Qual é a coisa mais importante que você precisa fazer hoje?
- E essa sua prioridade está incluída na sua agenda?
Configure um alarme no seu celular para tocar de hora em hora. Ao ouvir o alarme, pergunte para si mesmo:
- Eu estou dando conta da minha prioridade?
- Eu estou sendo a pessoa que mais desejo ser nessa vida?
Ao final do dia, pare por cinco minutos e responda:
- O que eu aprendi hoje? Devo agradecer ou parabenizar alguém?
- Existe algo que eu queira fazer diferente amanhã?
Não raro, entendemos o gerenciamento de tempo como o esforço para aumentar a nossa eficiência. Porém, algumas das pessoas mais eficientes que conheço são ineficazes. O segredo é ser eficaz: dê conta das suas prioridades sem se distrair. E ser assim requer um esforço contínuo de antecipação, planejamento e execução.
11. Tenha uma janela de tempo livre na sua agenda
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Jocelyn K. Glei |
Deixe duas a quatro horas da sua semana livres de compromissos e aproveite esse tempo para aprender, explorar e pensar. Este conselho pode parecer contra intuitivo ou simplesmente irreal para muitos empreendedores, no entanto, estudos comprovam duplamente a importância do tempo livre:
1. Quando estamos sempre ocupados e não temos nenhum tempo livre — por exemplo, quando cada minuto do dia está tomado por compromissos —, a “largura de banda” do nosso cérebro fica sobrecarregada. Com isso, nossas habilidades cognitivas diminuem, ficamos mais propensos a erros e menos perspicazes.
2. No início de sua trajetória como diretor executivo da Amazon, Jeff Bezos deixava suas segundas e quintas-feiras livres para sempre ter tempo para refletir profundamente sobre a visão da empresa. Transformar esse tempo livre em um ritual sagrado é uma marca registrada dos CEOs bem-sucedidos, porque, sem essa pausa, eles estariam sempre reagindo aos problemas apresentados a eles e nunca teriam tempo para pensar de forma proativa sobre o futuro de suas empresas.
12. Peça o divórcio para o seu computador
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Stever Robbins |
Chegue para o seu computador e fale: eu quero o divórcio! Sim, estou falando sério. Se você é a força motriz por trás de um negócio, há pouquíssimas coisas que você faz no computador que representam um bom uso do seu tempo. Os computadores eram ferramentas de produtividade há vinte anos. Hoje, eles são fontes de distração que acabam com o foco, tolhem a criatividade e a capacidade de raciocinar bem, nos bombardeando com um fluxo interminável de interrupções irrelevantes.
Chegue para o seu computador e fale: eu quero o divórcio!
- Organize a sua estação de trabalho em uma mesa limpa, com nada em cima, muito menos um computador. Quando uma tarefa que precise ser feita no computador passar pela sua cabeça, inclua-a em uma lista de papel que fique à mão. Em determinados (e programados!) momentos do dia, ligue o computador e resolva as tarefas dessa lista de papel. Trate o seu computador como uma ferramenta que você pega, usa de forma consciente e põe de volta no lugar ao concluir o que você tinha que fazer. Não use o seu computador como o local de trabalho padrão para distrair a sua mente e atenção.
- Fique longe do seu notebook durante reuniões. Faça as suas anotações à mão. Assim, você estará melhor conectado com os participantes da reunião e terá uma lembrança mais clara dos assuntos abordados.
- Monte uma lista de papel com as três principais prioridades do seu dia e sempre a mantenha em um lugar visível. As infinitas listas eletrônicas fazem com que algumas tarefas se percam entre abas e pastas, e você acaba perdendo o controle do seu cronograma. Bater o olho a todo momento na sua lista de tarefas montada no papel e anotar as prioridades do dia fazem com que você pense de forma estratégica sobre as atividades que você escolheu dar conta em cada dia.
- Não faça a triagem da sua caixa de e-mails, deixe isso para o seu assistente (se você tiver um) e peça que ele lhe repasse apenas as mensagens mais importantes.
- Responda aos e-mails com uma frase. Se precisar escrever mais, dite a resposta em tópicos para o seu assistente e peça que ele redija a mensagem em seu nome. Caberá a você apenas revisar o que foi escrito e clicar no botão para enviar a resposta.
13. Faça as tarefas mais importantes pela manhã
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Kamil Rudnicki |
Dedique-se a fazer o que precisa ser feito. Todo mundo desperdiça tempo, portanto, concentre as suas energias em ser eficaz — fazer o que precisa ser feito — em vez de ser eficiente — fazer as coisas bem. Trabalhar constantemente sob pressão é nocivo. Ficar ansioso e sobrecarregado também. E se você começar a se arrepender de algumas decisões tomadas, é sinal que chegou a hora de pisar no freio.
Não julgue o seu êxito apenas pelos resultados. Os resultados mais positivos podem vir justamente daquilo que você não precisa fazer. Deixo aqui uma dica preciosa: resolva as coisas que forem mais importantes para você logo de manhã — estudos comprovam que as pessoas começam a tomar decisões ruins após um dia de trabalho.
14. Não mexa no time que está ganhando
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Katy Whitton |
Depois de trabalhar com várias startups e administrar o meu próprio negócio, acredito que encontrar uma técnica de gerenciamento de tempo estável e funcional é o segredo para sermos capazes de dar conta do recado.
Diversas ferramentas inéditas são lançadas todo mês (quiçá semana!) com a promessa de serem a solução organizacional definitiva. Porém, o verdadeiro problema está no tempo e na energia que gastamos para aprender a mexer e trabalhar com esses novos sistemas. No final das contas, é isso que nos impede de sermos realmente produtivos.
A tendência que temos em sair correndo para adotar essas novidades, na esperança de acabar com todos os nossos problemas, pode prejudicar um fluxo de trabalho bem pensado e comprometer a produtividade em longo prazo.
Conhecem a máxima “não se mexe em time que está ganhando”? Ela é a mais pura verdade. Em vez de continuar usando o método que funcionava para mim, mudei de plataforma (papel, palmtop, celular, papel novamente) tantas vezes só porque me deixei seduzir por um novo aplicativo ou sistema. Sinto calafrios toda vez que penso no tempo que perdi transferindo minhas listas do papel para o aplicativo e vice-versa várias e várias vezes!
15. Priorize suas tarefas com o método ABCDE
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Tor Refsland |
Eu uso o método ABCDE para priorizar as minhas tarefas:
A: tarefas que você tem que fazer — se elas não forem resolvidas, as consequências serão graves
B: tarefas que você deve fazer — se elas não forem resolvidas, as consequências serão moderadas
C: tarefas que você poderia fazer — se elas não forem resolvidas, não haverá consequências
D: tarefas que você delega para terceiros
E: tarefas que você nunca resolve
Eis o pulo do gato: nunca comece a resolver uma tarefa B se você não deu conta de todas as tarefas A, e nunca resolva uma tarefa C antes de eliminar todas as tarefas B. Depois, basta seguir a regra de Pareto: 80% dos seus resultados virão de apenas 20% das tarefas da sua lista.
Mas como esse método ajuda alguém ser mais produtivo? Boa pergunta! A resposta vem da minha própria experiência: segui essa fórmula quando passei 20 horas elaborando o artigo “As 80 dicas de produtividade dos especialistas superatarefados”, que gerou 20.231 visualizações de página em apenas seis dias. Hoje, essa publicação tem mais de 1.700 compartilhamentos e 98 comentários. Se eu não fosse produtivo com esse método, eu teria gasto, no mínimo, umas 40 a 50 horas para finalizar esse artigo.
16. Anote tudo na agenda!
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Tim Bourquin |
Para mim, se uma tarefa não está na minha agenda, ela não será realizada, simples assim! Assim, programar todas as minhas horas de trabalho é fundamental para me manter concentrado e produtivo. Até o “tempo livre” para me dedicar ao lazer eu incluo na agenda.
Se uma tarefa não está na minha agenda, ela não será realizada, simples assim!
Gerenciar o tempo significa realizar tarefas específicas a cada dia que passa. Para cumprir grandes metas, meu segredo está em dividi-las em pequenas etapas que possam ser realizadas diariamente. Preencho todos os dias da minha agenda com uma etapa, e quando a concluo, meu expediente chega ao fim.
Também costumo programar um horário específico do dia para realizar cada etapa, senão ela não será realizada. Outro critério importante é que cada etapa não pode levar mais que uma hora para ser concluída. Se percebo que vou extrapolar esse limite de tempo, é sinal de que eu não subdividi corretamente a minha tarefa mestra.
E se eu dou conta de todas as etapas do dia com rapidez, eu não começo a trabalhar nas etapas do dia seguinte. Sei que isso pode parecer contraintuitivo, mas desse jeito eu evito ficar sobrecarregado e me mantenho motivado para as horas de trabalho do próximo dia. Essa estratégia também me impede de fazer as coisas pela metade, algo que não traz a mesma satisfação do que cumprir com todas as tarefas planejadas para aquele dia.
Em outras palavras, para mim, gerenciar o tempo é planejar com antecedência. Por isso, sempre dedico a última meia hora do meu expediente para programar o próximo dia de trabalho.
Não perca a parte 2 do post com mais dicas de gerenciamento de tempo para empreendedores!
Sobre a autora
Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.
Post original em inglês: Casandra Campbell
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