7 Apps de control de tiempo para diseñadores y desarrolladores

El seguimiento del tiempo es un tema candente en la industria creativa. Algunos creen que los proyectos deben planificarse con antelación y basarse en una tarifa plana (conocida como precio basado en el valor), mientras que otros cobran sus servicios por hora. Si eres parte de éstos últimos, o si eres de los que mencionamos en primer lugar, pero trabajas con anticipos de honorarios, necesitarás hacer un seguimiento diligente del tiempo que dedicas a cada proyecto, cliente y tarea a lo largo del día.

El seguimiento manual de tus horas puede ocasionar un uso sumamente ineficaz de tu tiempo, por no decir que puede ser potencialmente inexacto y extremadamente monótono. Para evitar perder el tiempo mientras haces tu seguimiento, deberías olvidarte de las largas hojas de cálculo e invertir en una aplicación de seguimiento del tiempo que sea sólida. Te presentamos las mejores apps de seguimiento del tiempo que optimizarán tus horas facturables.

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Las mejores apps de seguimiento de tiempo para controlar tus horas facturadas

1. Harvest

Harvest es un estándar de la industria en lo que se refiere al seguimiento del tiempo y de los gastos. Brinda una interfaz agradable e intuitiva que funciona en todos los sistemas operativos de escritorio, como también en los sistemas móviles: tiene una aplicación de Apple Watch y un accesorio de escritorio que resulta más cómodo. Harvest también te permite hacer un seguimiento de tu tiempo por cada cliente, proyecto y tarea individual. Hasta puedes deducir el “tiempo de inactividad” de tus horas, en aquellos casos en los que te hayas dispersado del proyecto en cuestión. Una vez que hayas concretado el proyecto, Harvest puede generar facturas detalladas, listas para entregarlas a tu cliente.

Lo que diferencia a Harvest de otras herramientas de seguimiento de tiempo es que tiene una integración completa (en inglés) junto con más de 70 servicios de gestión empresarial, entre ellos: Quickbooks, Slack, Stripe, Trello y Asana. La compañía también tiene un gran historial por su atención al cliente y su enfoque en la satisfacción del usuario.

Como suele suceder con la mayoría de los programas, Harvest cuenta con una versión gratuita y otra pagada. La versión gratuita es ideal en caso de que seas un freelancer que trabaja en no más de dos proyectos a la vez. Sin embargo, si necesitas la comodidad de clientes y/o de proyectos ilimitados, una cuenta individual cuesta solamente $12 por mes, mientras que la versión para equipos de trabajo cuesta $12 por mes por persona.

Dato útil: Harvest resulta ideal para freelancers experimentados o para equipos creativos que tenga un marcado interés en los detalles, y que dependa también de otro software de negocios.

2. Toggl

Toggl es una versión simplificada de tu app de seguimiento del tiempo promedio. Con tan solo un clic, te permite realizar un seguimiento de tiempo eficaz en la vida real sin más intervenciones. Toggl brinda todas las funcionalidades básicas que se podrían esperar, en particular el seguimiento del tiempo y la generación de facturas. Una vez que un trabajo se haya concretado o bien que sea necesario facturar, puedes exportar informes a formatos Excel, CSV o PDF y compartirlos con tus clientes. También podrás organizar tus planillas de control de tiempo ya sea por proyecto, cliente o cualquier otro tipo de etiquetas exclusivas. Al igual que Harvest, Toggl funciona bien con todos los sistemas operativos móviles y de escritorio, y hasta incluye una aplicación Google Chrome.

Toggl se adapta muy bien a entornos de trabajo en equipo, ya que te permite segmentar cada miembro en grupos de usuarios específicos. De este modo, podrás limitar los privilegios de accesibilidad de algunos de ellos, según su función. Es una excelente solución si estás trabajando para una agencia en la cual haya diseñadores, gestores de cuentas y desarrolladores que estén trabajando en el mismo proyecto.

El plan gratuito de Toggl ofrece prácticamente todo lo que necesitarías como freelancer: seguimiento e informes básicos, proyectos ilimitados y equipos de hasta cinco personas. Si deseas alguna otra funcionalidad, puedes optar por los planes Enterprise (contáctalos para averiguar precios), Premium ($20 por usuario y por mes) o Starter ($10 por usuario y por mes). Ofrecen otros beneficios adicionales tales como; tamaños de equipo ilimitados, tasas cobrables, plazos estimados y soporte prioritario.

Dato útil: Toggl es ideal para grupos de trabajo de freelancers o para equipos de creatividad reducidos.

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3. Hours

Hours es otra app de seguimiento de tiempo que ha sido creada para Apple, con un diseño elegante y que deberías tener en cuenta. Su interfaz de usuario y su experiencia son muy simples y se enfocan casi siempre en la funcionalidad, lo que facilita la apertura de la aplicación y el seguimiento del tiempo, sin complicaciones a simple vista. Puedes gestionar varios proyectos o tareas con facilidad, codificándolos por colores, y las marcas de tiempo se editan fácilmente, si es necesario. Hours también brinda informes sencillos que se pueden ver en la aplicación o que se pueden descargar y enviar por correo electrónico a los clientes en formatos CSV o PDF.

Hours Pro cuesta 8 dólares por mes y por usuario, viene con copia de seguridad de datos, opciones avanzadas de temporizador, múltiples opciones de informes, registros de tiempo y muchas otras opciones más.

Dato útil: Hours es un sistema de seguimiento de tiempo simple y sencillo. Si eres un freelancer o trabajas en una empresa de servicios, esta app podría ser la solución perfecta para ti.

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4. Tick

Tick está diseñada para ser más que una simple app de seguimiento del tiempo, ya que pone un gran énfasis en la optimización de la gestión del tiempo. Al registrar el tiempo en las hojas de tiempo de Tick, conocidas como tarjetas de tiempo, recibirás comentarios sobre cuánto tiempo te resta para completar una determinada tarea o proyecto. De este modo, no solamente estarás haciendo un seguimiento del tiempo, sino que además recibirás recordatorios constantes para informarte si estás por encima o por debajo de tu programación estimada.

Las tarjetas de tiempo pueden organizarse por proyecto o por cliente, y brindan subcategorías para controlar el tiempo en tareas específicas (por ejemplo, diseño versus desarrollo). En realidad, puede establecer presupuestos monetarios o de tiempo para tareas individuales dentro de un proyecto, así, podrás detectar áreas problemáticas dentro de tu flujo de trabajo desde el principio. Tick también elimina el esfuerzo manual necesario para controlar el uso de retenciones en proyectos recurrentes, ofreciendo una opción para configurar ajustes automáticos para determinados trabajos.

Tick se interconecta con más de 400 plataformas y aplicaciones web de terceros, entre ellas integraciones de gran funcionalidad con el software de gestión de proyectos Basecamp (en inglés) y la herramienta de contabilidad QuickBooks (en inglés) . Además, si tienes un Apple Watch, Tick tiene una aplicación muy sencilla para controlar el tiempo si estás de viaje.

Los planes de precios varían desde cuentas de prueba gratuitas para un proyecto, hasta planes ilimitados con un costo de 149 dólares por mes. Todos los planes ofrecen una cantidad de miembros de equipo ilimitados, y acceso a la integración de Basecamp, pero si estás trabajando en varios proyectos en forma simultánea  o si estás trabajando de forma independiente, tendrás que optar por un plan más costoso.

Dato útil: Tick es una gran solución para un equipo que busca una aplicación que integre tanto el seguimiento, como la optimización del tiempo, especialmente si utilizas Basecamp como principal software de gestión de proyectos.

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5. Timely

Timely sirve de nexo entre el seguimiento del tiempo y la programación. Su interfaz sencilla se asemeja a la de su aplicación de calendario estándar, lo que te permite una programación proactiva del flujo de tu jornada de trabajo.

Desde una perspectiva organizacional, Timely es lo suficientemente ágil para proyectos de equipo. Como dueño de la cuenta, puedes asignar proyectos o tareas a miembros específicos del equipo, verificar sus cargas de trabajo individuales, y reorganizar según sea necesario. Puedes evaluar rápidamente el tiempo registrado, frente al tiempo pronosticado, para asegurarse de que tu proyecto esté bien encaminado.

La app también se integra a las aplicaciones de calendario más frecuentes, tales como calendarios de Apple y de Google, permitiéndote sincronizar tu programación actual con tus registros de tiempo. Esto significa que cualquier elemento que incluyas en tu calendario, se añadirá de forma automática a Timely, convirtiendo esta herramienta en una solución que no interferirá en tu proceso de trabajo.Timely ofrece una prueba gratuita y propone tres opciones de precio: la versión Solo por 7 dólares al mes, la versión Essential por 14 dólares al mes y la versión Company a 21 dólares al mes.

Dato útil: Timely es una app de seguimiento del tiempo y asistente de programación en un solo paquete. Es ideal para los freelancers novatos que no tengan más de cinco proyectos, o para equipos reducidos con un mínimo de tres a un máximo de cinco personas.

6. TrackingTime

TrackingTime es una app de seguimiento del tiempo que funciona con un solo clic y que tiene un plan Pro de solo $4,99 al mes. También cuenta con un plan gratuito bastante sólido. Lo has entendido bien: esta herramienta te ofrece la posibilidad de crear una cantidad ilimitada de proyectos, cuentas de usuario y clientes, sin necesidad de sumar gastos a tu presupuesto. Funciona muy bien en todos los dispositivos y sistemas operativos de escritorio, y al igual que Toggl, incluye una aplicación de Chrome. TrackingTime también incluye capacidades menores de gestión de proyectos, como listas de tareas y actualizaciones en tiempo real, para asegurar que tus proyectos y equipos se mantengan organizados. Sin duda te recomendaría que le eches un vistazo a esta herramienta, antes de invertir en algo más complejo.

Dato útil: es la herramienta de seguimiento de tiempo perfecta para un freelancer que se dedique a tiempo parcial y que intente reducir los gastos generales al mínimo.

7. Paydirt

Paydirt es mucho más que una aplicación de seguimiento de tiempo. Al igual que las anteriores, te permite monitorear tu tiempo por cliente, manteniéndote dentro del presupuesto. Lo que la distingue de las demás son sus funciones complementarias: la extensión Chrome de Paydirt detecta automáticamente para qué cliente estás trabajando, y te recuerda que inicies un temporizador. La función de facturación permite que tus clientes te paguen por medio de tarjeta de crédito o a través de PayPal, y realiza un seguimiento automático de los pagos. Además, con sus funciones de gestión de equipos de trabajo, análisis y cotizaciones, Paydirt puede ayudarte a gestionar todos los aspectos del seguimiento del tiempo.

Paydirt propone seis niveles de precios diferentes, que van desde $8 por mes para un solo usuario con tres clientes, hasta $149 por mes para un equipo de 20 miembros con clientes ilimitados y con acceso a todas las funciones.

Dato útil: Paydirt te ayuda a gestionar todos los aspectos relacionados con el tiempo y el dinero de tus proyectos, tanto si eres un freelancer con mucho trabajo, como si tienes una gran organización. 

Acerca del autor

Simon es un amante del café, antiguo estratega digital de la agencia y gerente de marketing de crecimiento de Shopify Partners. Cuando no está trabajando en Shopify HQ, lo más probable es que lo encuentres cenando en restaurantes de toda la ciudad o repasando las últimas tendencias de diseño.