8 consejos para gestionar una agencia y obtener más negocios

Cuando creas una agencia, tu mente está llena de ideas y de un sinfín de posibilidades. Es algo apasionante, crees que tienes el control sobre el tipo de clientes y proyectos que asumirás, y que podrás elegir a los mejores talentos como miembros de tu equipo. Sueñas con una afluencia constante de clientes y con proyectos interesantes que desarrollar.

No obstante, aquellos de ustedes que ya tienen una agencia, saben que este sueño no siempre es la realidad, ya que existen pruebas y adversidades con las que se deberá lidiar a lo largo del camino. ¿Cómo puedes mantener a tus clientes actuales mediante un sistema de anticipo de honorarios? ¿Cuándo llegará tu próximo cliente? ¿Cómo podrías diferenciate de la competencia? Dirigir una agencia es una ardua tarea que requiere superar todo tipo de obstáculos.

En 2018, uno de los temas abordados en el evento Shopify Pursuit en Nueva York fue cómo dirigir una agencia. Pursuit representa una oportunidad para que los partners de Shopify se reunan, aprendan, desarrollen y se conecten con los pormenores de la actividad del emprendiemiento. Tanto aquellos que ya llevaban nueve meses en su aventura de crear una empresa, como aquellos que ya tenían una empresa valuada en un millón de dólares, se reunieron para intercambiar perspectivas y consejos. A continuación presentamos 8 consejos que hemos aprendido.

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1. La promoción de la marca puede constituir tu ventaja competitiva

Conforme crece tu empresa, tu marca también debería crecer. La mayor parte de los freelancers inician su actividad trabajando de forma independiente o en dúo, por lo que es posible que les resulte muy complicado refinar sus servicios e identificar su nicho de mercado en la primera etapa. No obstante, la clave consiste en hacerlo: la forma en la que promociones tu negocio es fundamental. Ofrecer a tus clientes una propuesta única, es lo que te permitirá diferenciarte de la competencia.

En sus inicios, la agencia publicitaria  Wondersauce promocionaba sus servicios como empresa de desarrollo de web, pero fue evolucionando rápidamente. “Cuando empezamos a promocionar nuestra agencia, nos encontramos con un panorama plagado de agencias de tecnología específica, que se enfocaban en lo relacionado con servicios para móviles o redes sociales”, dice John Sampogna, Director General y cofundador. “Todo el mundo estaba intentando perseguir tendencias y lo que vendría ‘después’. Por el contrario, nosotros considerábamos que lo fundamental era prestar un servicio integral”.

Wondersauce diversificó el diseño de web que era su oferta única, e incluyó la fotografía de productos y la promoción en redes sociales. Les pareció primordial crear una estructura de agencia, cuya única premisa fuera el cambio. El cambio es el eslogan de la empresa que adoptaron y lo que les permitió ampliar su propuesta central.

Descubrir tu punto fuerte hará que tu negocio se destaque - Alex O’Byrne, Director de la agencia We Make Websites

Alex O'Byrne, Director de We Make Websites, ofrece algunas pautas para la promoción de tu marca en las primeras etapas: " Descubrir tu punto fuerte hará que tu negocio se destaque".

En el caso de We Make Websites, su punto fuerte es que se trata de una empresa internacional con experiencia en el manejo de marcas a nivel mundial. Este tipo de promoción les ayuda a alejar a los principales clientes a nivel global de la competencia.

En el caso de pequeñas empresas, descubrir cuál es su talento único puede resultar difícil. John recomienda algunos consejos útiles para que puedas lograr ese objetivo con tu partner de negocios o con tu equipo de trabajo.

“Empápate de cómo los comerciantes ganan dinero. Luego, siéntate con tu equipo e identifica los tres aspectos que representan sus mayores desafíos. Pon toda tu creatividad y enfócate en uno de esos puntos, ahí es donde se puede destacar tu negocio”.

Aunque sea un gran desafío, no se puede ignorar la promoción, es el elemento fundamental para que tu negocio consiga clientes. Si tienes dificultades para conseguir más clientes, piensa en el consejo mencionado anteriormente y haz un análisis de cómo se percibe tu marca. ¿Los clientes comprenden con claridad tu propuesta principal? ¿Tu sitio web y tus partners ofrecen información clara al respecto? Éstas son preguntas que vale la pena hacerse y reconsiderar periódicamente, por lo que conviene formularlas de manera trimestral o incluso anual.

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2. Deja de hacer malabares: aprende a delegar y a contratar personal que te reemplace

En la etapa inicial de la gestión de un negocio, eres un especialista en general. Eres el especialista en marketing, el diseñador de web, el contador y muchos otros roles recaen sobre tus hombros como dueño de un negocio. Sin embargo, al cabo de un par de años, continuar con esta postura generalizada podría convertirse en un verdadero problema. Los fundadores pueden verse atrapados entre el trabajo en sus proyectos, y el manejo de su empresa.

Para Kelly Vaughn, fundadora de the Taproom Agency, esta realidad se produjo mientras se encontraba de vacaciones entre 5 husos horarios.

Necesitaba detenerme y analizar mi negocio y comenzar a trabajar en él - Kelly Vaughn, fundadora de the Taproom Agency

"Estaba en medio de mis vacaciones y tuve la sensación de estar apagando incendios en Atlanta desde el solarium. En ese momento, me di cuenta de que tenía que detenerme y analizar mi negocio y ocuparme de él. Es imposible hacer todo, terminarás agotado".

A su regreso, lo primero que hizo fue transferir el trabajo y la responsabilidad al director de proyecto, de manera que la situación fluyera.

No es fácil traspasar el control de responsabilidades que has manejado durante años, independientemente de que te gusten o no. Tienes que aprender a soltarlas: quien quiera que te reemplace, no lo hará de la misma manera, pero eso no significa que esté mal. Como líder, necesitas alentar la independencia y evitar la microgestión.

Escribe una descripción para cada puesto del que te hayas hecho cargo, y contrata a alguien para que te reemplace - Alex O’Byrne

Alex afirma. "Es posible que todavía estés realizando tareas de diseño o desarrollo de web, gestión de proyectos o administración de anuncios publicitarios (adwords), sea cual fuere tu actividad, sin duda, seguirás ocupándote de las ventas. Estás trabajando en un puesto dentro de tu compañía, además de ser el Director general o el Presidente. Eso debe cambiar: escribe una descripción para cada puesto del que te hayas hecho cargo, y redacta una descripción del trabajo correspondiente a cada función, y contrata a alguien que te reemplace".

En este sentido, John tiene algunos consejos: contrata a las personas por su actitud, no por sus habilidades. Las habilidades se pueden desarrollar con el tiempo.

"A veces, no se puede modificar la actitud ya que es algo interno y requiere un cambio, que tiene que venir de ellos mismos. Sin embargo, puedes darles los recursos y entrenarlos para que sean expertos".

Es difícil que los fundadores transfieran responsabilidades a nuevos empleados, pero si no lo hacen, el efecto es perjudicial. Cuando el resto del equipo no puede avanzar por tu culpa, te conviertes en el obstáculo del negocio.

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3. Crea procedimientos que reduzcan el caos

Dejar de lado el tiempo y trabajar en algo que no es un proyecto del cliente, podría parecer contrario a la intuición, pero estandarizar un proceso es crucial para el éxito de un negocio. El proceso, la automatización y la documentación son claves para reducir el caos en el negocio, ya que sin ellos se tarda diez veces más en hacer el trabajo y se cometen diez veces más errores.

Si la estructura de tu negocio es un caos, tu vida es un caos. -Kelly Vaughn

Kelly lo resume muy bien: "Si la estructura de tu negocio es un caos, tu vida es un caos".

Al esbozar y estandarizar las formas de comunicar la información, se evita que la información importante se quede en manos de las personas que la recibieron.

A continuación se presentan algunas medidas inmediatas que puedes tomar para reducir el caos:

• No escribas el mismo email dos veces. Crea un documento estándar de correo electrónico para los clientes que se incorporan, con actualizaciones de proyectos de forma semanal, revisiones y traspasos de proyectos. De esta forma, podrás agilizar la comunicación y adaptar levemente cada plantilla para que se adapte a tu cliente. Las herramientas como Text Expander o el plug-in de Google Chrome Text Blaze podrán ayudarte.

• Crea una plantilla para el esquema del proyecto. ¿No resulta agotador crear una plantilla de proyecto desde cero cada vez que empiezas a trabajar con un cliente nuevo? Si tienes en claro el alcance de tu proyecto estándar, podrás comenzar a crear un perfil de proyecto estándar que personalizarás para cada uno de tus clientes. 

La creación de un procedimiento estándar ahorra tiempo en los negocios. Al dedicar cierto tiempo a los proyectos para crear procesos, se podrán reducir considerablemente las horas de trabajo doble. Además, se crea un sistema en tu empresa que permite mantener la coherencia entre todos los empleados en distintos proyectos, y evita que la información esencial quede acaparada en la mente de tus empleados.

4. Invierte en tu equipo y en tus empleados

Aunque estés ocupado dirigiendo la agencia, no te olvides de tu equipo. Si bien no es necesario que sean mejores amigos, establecer buenas relaciones con los colegas y conocerlos fuera del trabajo, puede contribuir a la alineación del equipo.

Una vez que hayas formado el equipo, es necesario que incorpores su compromiso - Kelly Vaughn

La dificultad con la que se enfrentó Kelly fue que contaba con un total de 9 empleados que se encontraban dispersos por todo el país. "El equipo carecía de conocimiento mutuo a nivel personal", cuenta Kelly. "Sí, ellos hablaban cada vez que estaban colaborando en los proyectos, pero no existía una comunicación constante, y ese es un problema porque después de haber formado el equipo, ahora tienes que incorporar un compromiso".

Para Taproom Agency, la solución de Kelly fue armonizar el equipo y fijar objetivos personales: se enfocó en ser transparente con ellos, contactándolos de manera periódica y esforzándose por reconocerlos a ellos y a la marca.

Alex comparte el mismo sentir: “Asegúrate de entrenar a la gente y ayudarles a progresar en el ámbito personal. Las personas tienen metas profesionales y debes intentar respaldarlas. El hecho de perder algunos de tus mejores talentos simplemente porque no los ayudaste a alcanzar sus metas internas es difícil. Como regla general, procura promover a tus mejores talentos”.

La cultura del lugar de trabajo puede servir para conseguir clientes, nuevos contratos y para mantener a los empleados existentes. La forma en la que diriges el ambiente de trabajo es tan importante como ganar tu próximo cliente.

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5. Desarrolla alianzas estratégicas externas

Las asociaciones con otros empresarios son un gran medio para hacer crecer tu negocio. Chase Clymer, cofundador de Electric Eye, ha creado alianzas que han influido considerablemente en el resultado de su negocio.

“Tenemos alianzas con otras agencias y con las apps que utilizamos en nuestra plataforma informática”, señala Chase. "Cada relación es diferente, e intentamos comunicarnos con ellos con una frecuencia mínima de una vez por trimestre".

Para crear alianzas, debes ser auténtico: “No hay que ser un robot, sino genuino y establecer relaciones de amistad. Es necesario crear vínculos verdaderos con seres humanos reales. Los dos están buscando lo mismo: una asociación en la que ambos salgan beneficiados. Si crees que puede ser una buena alianza, da el primer paso, y asegúrate de liderar sin pedir nada a cambio”. 

Muchas pequeñas agencias de diseño y desarrollo de web se destacan por su capacidad de mejorar la imagen de la marca y el diseño, pero a veces les falta la experiencia necesaria para implementar un SEO de Ecommerce, un contenido web, o crear un embudo de ventas. En este caso es lógico asociarse con una agencia de marketing, ya que es la manera en la que puedes obtener más ingresos, compartir clientes y progresar en conjunto.

6. No te pierdas en el trabajo cotidiano, y promociona tu agencia

Todos los oradores de Pursuit en Nueva York hicieron la misma advertencia a los dueños de empresas: no se distraigan tanto trabajando en su negocio al punto de olvidar ocuparse de él. Las tareas como el marketing son tan importantes, como las actividades cotidianas relacionadas con el trabajo para los clientes. Y si bien el marketing puede ser un desafío, es importante que se transforme en una prioridad.

El marketing no consiste en jactarse de lo bien que está funcionando tu negocio. El marketing debería consistir en contribuir en una comunidad, compartiendo tu experiencia y agregando valor a los clientes u otros partners de Shopify.

Algunas maneras en las que puedes agregar valor a la comunidad es dando conferencias como la de Pursuit o en los Shopify Meetups.

Para Alex de We Make Websites, el hecho de hablar y organizar eventos ha sido una de las claves del marketing de su agencia. Esto le ha brindado la oportunidad de conectarse con su público y ayudarles a salir adelante.

" Ayudamos a que nuestro público gane, antes de venderles algo.”

Ha sido la oportunidad perfecta tanto para enseñar lo que ahora sé, como para posicionar la agencia Taproom en un lugar del mundo como la agencia que Shopify planeó estratégicamente con un futuro prometedor - Kelly Vaughn

Kelly de la Agencia Taproom se hace eco de la perspectiva de Alex. "He recibido muy buenos consejos de otros dueños de agencias y gerentes expertos. Después de haber dirigido la Agencia Taproom durante mi primer año, tenía suficiente confianza en mis propias habilidades y procesos, y estaba ansiosa por compartir lo que había aprendido hasta ese momento, y esto me llevó a ofrecer una charla en Pursuit. Fue la oportunidad perfecta tanto para enseñar lo que ahora sé, como también para situar a Taproom Agency en el mercado, como una agencia de Shopify planificada estratégicamente y con un futuro emocionante".

Si no te gusta la idea de dar conferencias en eventos, existen muchas otras formas de agregar valor a la comunidad. Podrías dar una clase en una universidad local u organización especializada como la Asamblea General (en inglés), o hasta crear un curso sobre Skillshare o Udemy.

También podrías escribir un blog, o presentar un podcast como el experto en Shopify Kurt Elster. Kurt dirigió una clase magistral en Pursuit, en la que habló de su podcast no oficial de Shopify dirigido a los comerciantes (en inglés). En su clase magistral, Kurt explicó la manera en que su podcast funciona como una fuente de información útil, y cómo juega un papel fundamental en su estrategia de marketing y de ventas.

Si no has considerado la enseñanza, conferencias, podcasts o reuniones como una actividad de marketing, tal vez sea el momento de contemplar este tipo de iniciativas. La generosidad y la contribución a la comunidad representan un valor enorme. 

7. Prioriza la forma en que gestionas el flujo de caja

Es evidente que el dinero en efectivo es la base de un negocio, pero referirse a cómo manejar el flujo de caja es un tema un tanto tabú. Esto tiene una explicación: no hay muchos propietarios de negocios que quieran mostrar total transparencia en cuanto a los gastos generales. Sin embargo, a John de Wondersauce no le tiembla el pulso para hablar del tema del flujo de caja.

“Aunque hayas obtenido un resultado positivo neto durante uno o dos años o algo así, recurre a un banco y pide un préstamo”, recomienda John. “Supongamos que tus ingresos están sobre los 7 a 8.000 por mes; no te asustes a la hora de pedir un préstamo por 200.000. Existen dos razones para hacerlo: en primer lugar, si todo va bien en este momento, lo bueno es que tu negocio esté en alza, pero lamentablemente llegarás a un punto de inflexión, en el que no aparecerán nuevos clientes ni tampoco nuevos proyectos. Será mejor que vayas al banco ahora mismo y consigas ese dinero. Esto se aplica particularmente a los casos en que no lo necesitas. Aparta el dinero y paga las cuotas mes a mes. En segundo lugar, debes acostumbrarte a realizar esos pagos regularmente y a crear lazos de confianza con el banco, porque te será mucho más sencillo acceder a ese dinero si lo necesitas en el futuro”. 

Alex coincide, y tiene un sistema que recomienda a otros partners para mantener ese objetivo de obtener un flujo de caja positivo. Los empleados contratados necesitan percibir su remuneración por adelantado, recalca. “Si no puedes pagar la totalidad del monto, haz por lo menos una entrega anticipada del 50 por ciento. Si el cliente está en condiciones de pagar la totalidad del trabajo antes de que éste se lleve a cabo, le concedemos un 10 por ciento de descuento sobre el total de la cotización. Y siempre estamos atentos a la posibilidad de conseguir anticipos de trabajos repetidos que cubran nuestros costos”.

Puede resultar arriesgado suponer que tu flujo de caja continuará aumentando a la par de tu negocio. En la medida de lo posible, define un plan financiero y una estructura de pagos, que te permita mitigar las dificultades económicas.

8. No olvides invertir en ti mismo

Sí, como dueña o fundadora de una empresa eres una persona muy dedicada, pero nunca debes olvidarte de seguir aprendiendo o mejorando tu trabajo. Resulta bastante cómodo dejar al margen el interés por el desarrollo personal, cuando estás lidiando con caudal de tareas continuo que parecen siempre ser fundamentales para la empresa. No obstante, dedicar tiempo a mejorar tus conocimientos es invertir en tu negocio.

“Intenta tomar una clase, asistir a una conferencia o a un evento de networking, y date el gusto de actualizarte comprando un nuevo equipo”. recomienda Kelly. “Pero lo más importante es que no dejes de ocuparte de ti mismo y de cubrir tus necesidades básicas. Come bien, duerme 8 horas y descansa cuando lo necesites”.

Es fácil quedar atrapado en el crecimiento de tu negocio, pero no hay que perder de vista la importancia y el cuidado de tu salud. El tiempo que pases alejado de tu negocio es tan importante como el tiempo que pasas en él.

Una última opinión sobre el funcionamiento de una agencia

Dirigir una empresa es un reto fascinante. Es la manera en la que te mueves por las cimas y por los valles, lo que te ayudará a crear un negocio sustentable. Aprovecha los consejos de los partners de Shopify Pursuit, ya sea para contratar, promover o implementar procesos adecuados que agilicen tu trabajo. Este asesoramiento te permitirá prosperar, conforme vayas avanzando en el terreno desconocido de la dirección de una empresa.

¿Qué consejo tendrías para crear una empresa sólida? ¡Comparte tus sugerencias a continuación en los comentarios!

Acerca del autor

Adam Rogers es un un experto en marketing de contenido para Shopify. Le encanta escribir, pero está seguro de que lo odia. Es un amante de los libros, la música, las guitarras y su esposa Lacey.