Nemici della produttività: come identificarli, ottimizzando la vostra giornata di lavoro

Se chiedete a un imprenditore “come vanno le cose?” o “come va la vita?”, è facile che risponda di essere molto impegnato. Viviamo in una cultura che vede lavoro e impegni come una sorta di status symbol, considerando tutti gli altri fattori nemici della produttività. Più impegnati siamo, migliori appariamo agli occhi degli altri.

Indipendentemente dalla questione se ciò sia positivo o meno, questa è la realtà che oggi i commercianti devono affrontare. La giornata è sempre composta da 24 ore, ma gli impegni da incasellare in quell’arco di tempo sono sempre più numerosi.

E ciò significa che bisogna essere produttivi al massimo per restare al passo con gli altri.

Il problema è che a volte, nel tentativo di fare di più, adottiamo metodi che poi si rivelano nemici della produttività.

State pensando che questo articolo sia l’ennesimo decalogo su come incrementare le vostre capacità produttive? Non è così.

Questa volta vogliamo parlarvi delle azioni che la rallentano; ovvero, dei più comuni nemici della produttività e di cosa si possa fare per contrastarli, anche solo un po’ al giorno. Ecco quindi come identificare i nemici della produttività presenti nella vostra giornata.

Impegnati o produttivi? È qui la differenza.

Essere impegnati non è lo stesso che essere produttivi. Il punto è che alcuni comportamenti, posti in essere per aumentare la produttività, si rivelano controproducenti. Andiamo a identificarli.

1. Il multitasking: la “sindrome del supereroe”

La convinzione a cui gli imprenditori si aggrappano con più accanimento è quella che il multitasking aumenti la produttività. Tendono a soffrire della “sindrome del supereroe”, pensando di poter fare qualsiasi cosa serva in azienda, ed anche meglio di chiunque altro. In realtà, così facendo, ottengono solo di essere oberati di cose da fare.

Si può tentare di destreggiarsi tra più cose allo stesso tempo. Ma, anche se si è degli imprenditori eccezionali, l'idea di poter fare sempre tutto da soli è irrealistica. Ed anche la convinzione di poter concludere di più passando continuamente da un compito all'altro è infondata.

Gli studi hanno dimostrato che, dall’essere multitasking, si può ottenere un piccolo beneficio, purché i compiti da svolgere insieme siano pochi e correlati tra loro. Ma, non appena il numero di attività da svolgere in contemporanea sale, i benefici decrescono sensibilmente.

E non è tutto. Per svolgere più lavori simultaneamente, di fatto, serve più tempo che per completare un compito solo alla volta.

2. La tentazione di saltare i pasti e le pause

Un’altra frequente tentazione è quella di saltare i pasti e le pause per accelerare il ritmo di lavoro. Anche una simile scelta, però, è controproducente. E questo, perché la capacità mentale per concentrarsi e per pensare in modo creativo non è infinita.

Fare delle pause permette alla mente di resettarsi e ricaricarsi. Per contro, il non riposare porta stress e risucchia le energie fisiche e mentali.

3. Sacrificare le ore di sonno

State sacrificando il vostro sonno per lavorare di più? In tal caso, vi state davvero dando la zappa sui piedi. Il non dormire abbastanza porta una serie enorme di contraccolpi, nemici della produttività.

Per mantenere degli alti livelli di performance e lavorare al meglio, è indispensabile rispettare le pause e dormire a sufficienza. Sacrificare una o entrambe tra queste necessità vi rende inefficienti, vanificando il tentativo di spingere fino all’esaurimento per svolgere più lavoro. Forse è ora di cambiare lavoro?

Individuate ed eliminate altri nemici della produttività

1. Cancellate le distrazioni

Esistono una serie di azioni che, magari a vostra insaputa, interferiscono con la vostra produttività. Le interruzioni e distrazioni che vi distolgono dal lavoro in esecuzione sono deleterie.

Sapete perché? Occorrono ben 25 minuti per ritrovare la concentrazione dopo un'interruzione! Ciò significa che, dopo una distrazione, vi servirà quasi mezz'ora per tornare a concentrarvi pienamente su quel che stavate facendo.

Purtroppo a tal fine sono da considerare come interruzioni anche le riunioni. Quindi, programmatele all'inizio o alla fine della vostra giornata lavorativa. Fate in modo che non siano sparse nell’arco della giornata lavorativa, fungendo da fonte costante di distrazione. O eliminatele quanto più possibile.

2. Programmate orari specifici per i compiti da svolgere

Accertatevi anche che riunioni e altri lavori non abbiano una durata eccessiva. Invece di programmare incontri o telefonate di un'ora, circoscriveteli a 15/30 minuti.

Con le incombenze fate lo stesso. Invece di prendervi mezza giornata per completare un progetto, datevi due ore di tempo.

Se preventivate delle tempistiche più brevi e definite con precisione quanto dovrete impiegare a svolgere un compito, scoprirete facilmente che riuscite a rispettare i tempi. Questo, grazie alla legge di Parkinson, secondo cui il lavoro si espande per riempire il tempo che è stato concesso per il suo svolgimento.

Ciò significa che, se vi concedete un’intera giornata per fare qualcosa, probabilmente impiegherete tutto il giorno. Per contro, circoscrivendo a qualche ora il tempo a vostra disposizione, potrete aumentare la produttività e finirete più velocemente il lavoro.

3. Siate specifici nella vostra lista delle cose da fare

L’ambiguità è un altro fattore che gioca contro la produttività. In altri termini, una lista vaga di cose da fare non è efficace.

Pensateci… Sapreste immediatamente cosa fare basandovi su un promemoria che dice: “Chiamare Michele?”

Perché dovete chiamare? Quando? Qual è il numero da comporre? Dovete chiamare o è invece Michele a dover chiamare voi? Dovete fare un qualcosa per prepararvi alla telefonata?

Avrete necessità di rispondere a tutte queste domande, prima ancora di fare la telefonata. E questo richiede tempo ed energia. Non è più facile includere tutte queste informazioni direttamente nel promemoria?

Oppure, pensate all’ipotetico promemoria per un vostro progetto da realizzare; ad esempio, “lanciare un nuovo prodotto online”. Questa frase è estremamente ambigua e non fornisce alcuna indicazione. Il che rende il compito in questione particolarmente arduo da svolgere, in assenza di dettagli e della suddivisione del progetto in fasi o step.

L'ambiguità favorisce la procrastinazione e vi impedisce di mettervi al lavoro quando siete pronti a completare un compito. Evitatela a tutti a costi!

Usate alcune strategie per aumentare la produttività

Molte falle della produttività interessano chi lavora a una scrivania dalle 9:00 alle 6:00, più che i commercianti. Tuttavia, ciò non significa che anche i commercianti non possano trarre vantaggio da alcuni piccoli espedienti per ottimizzare la resa di una giornata di lavoro.

1. Cercate di aumentare la produttività in ufficio

Lavorando su mansioni amministrative e di back office, potenziate la vostra capacità lavorativa così:

• Gestite il tempo in modo saggio. Esistono decine di strategie e metodi differenti per raggiungere questo obiettivo. Provatene diversi e scegliete quello che funziona per voi. Poi attenetevi a quello. Le opzioni includono: la Tecnica del Pomodoro e il Metodo GTD.
• Automatizzate. Usate procedure e sistemi per l’inoltro automatico di campagne email o sconti alla vostra lista contatti, oppure per il follow up automatico di spedizioni e consegne.
• Delegate tutto ciò che potete. Se siete sempre indietro, vi sentite stressati o siete semplicemente gravati dall'eccessivo lavoro, potrebbe essere giunto il momento di ampliare il vostro team. Ciò può voler dire assumere nuove persone per le vendite in negozio, lavoratori per evadere gli ordini e gestire l'inventario, o persino un assistente personale che vi aiuti a svolgere le vostre mansioni. Se non siete pronti a fare assunzioni vere e proprie, ricordate che potete avvalervi di collaboratori esterni e freelance, in modo da aumentare la vostra efficienza.

2. Concentrate gli impegni della giornata

Magari la vostra attività vi porta a star poco dietro alla scrivania. Comunque, che siate in azienda o in trasferta, attenetevi a quanto segue:

• Pianificate tutto. Non lasciate nulla al caso, se volete che ogni adempimento sia rispettato. Prendete nota degli impegni sul vostro calendario e rispettateli.
• Accorpate le commissioni da fare (o gli appuntamenti). Potete fare di più se riunite assieme faccende o riunioni simili. Tenete l'agenda sotto stretto controllo. Cercate di fissare i meeting nella stessa zona, lo stesso giorno, o tutti la mattina o tutti il pomeriggio. Se dovete recarvi in varie zone, pianificate il tragitto in anticipo, in modo da poter studiare il percorso più conveniente.
• Eliminate quanti più meeting possibile: le riunioni rientrano tra i nemici della produttività, almeno in molti casi. Comunicare via email vi permette di rispondere nell'orario a voi più comodo (che non è preferibilmente nel mezzo di una giornata di lavoro). Se non riuscite a liberarvi di una riunione, cercate di svolgerla telefonicamente o ricorrendo ad una videochiamata. Ciò eliminerà la necessità di spostamenti ed il tempo risparmiato potrà essere utilizzato per lavorare sulla vostra to-do-list.

3. Incoraggiate i vostri collaboratori a lavorare in modo produttivo

Da imprenditori, non potete concentrarvi solo su voi stessi; avete un intero team da tenere costantemente motivato, per aumentare la produttività! Ecco come potete incoraggiare i vostri collaboratori:

• Pagateli adeguatamente. Il denaro non sempre costituisce il migliore incentivo, ma di certo ha il suo peso. È più probabile che i collaboratori che ricevono un compenso ragionevole in rapporto al loro ruolo - considerate le loro responsabilità e la loro esperienza -, lavorino di più è meglio rispetto a quelli che si sentono sottopagati e sottovalutati.
• Fornite loro gli strumenti per lavorare bene. I collaboratori non saranno produttivi se devono lavorare con sistemi antiquati e malfunzionanti, o in assenza di risorse adeguate. Operate con i sistemi di vendita più recenti, aggiornate regolarmente strumenti e software, provvedete a garantire la formazione aziendale.
• Date riconoscimento ai vostri impiegati produttivi. Lodate e premiate i lavoratori che accettano la sfida di aumentare un po' la loro produttività: riconoscere il loro impegno aiuta a tenere motivato il team e può spronare anche gli altri a incrementare la loro produttività.

Come aumenterete la vostra produttività?

Forse, per un imprenditore, la cosa più importante da sapere sulla produttività è che i piccoli guadagni, sommati insieme, portano ad un grande profitto.

Non occorre che, nel giro di una settimana, riusciate a comprimere i vostri impegni passando da 10 a 4 ore di lavoro. Invece, provate a sconfiggere uno alla volta i nemici della produttività che vi abbiamo indicato. Puntate ad incrementare l’efficienza della vostra azienda dell’1% ogni giorno. La conquista di un lieve vantaggio può tramutarsi, nell’arco del tempo, in un profitto rilevante.

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Articolo originale di Kali Hawlk, tradotto da Maria Teresa Cantafora.