À medida que os negócios crescem em complexidade, podem se tornar menos eficientes. Com a adição de mais pessoas à sua equipe, será necessário um suporte mais sofisticado para manter a empresa funcionando de forma fluida. Sem um plano, pode ser difícil saber se você está maximizando a produtividade em todas as áreas do seu negócio em crescimento.
Compreender as operações comerciais pode ajudar os líderes a manter a eficiência durante a escalada. Veja como otimizar as operações de negócios para apoiar o sucesso da sua empresa.
O que são operações comerciais?
Operações comerciais são o conjunto de tarefas e processos rotineiros que uma empresa realiza para gerar receita. Operações eficientes aproveitam ao máximo os recursos de uma empresa, reduzindo custos associados às atividades diárias e aumentando a produção.
À medida que uma empresa cresce, suas necessidades operacionais se tornam mais complexas. O proprietário de uma pequena empresa no espaço de e-commerce pode gerenciar todos os aspectos das operações de negócios sozinho ou pode terceirizar algumas tarefas, como contabilidade ou processamento de folha de pagamento.
Uma empresa de grande porte, por outro lado, pode empregar mais de 100 pessoas apenas em seu departamento de contabilidade. Empresas desse porte geralmente delegam a gestão das operações comerciais a um diretor de operações (COO), que é responsável por supervisionar e melhorar todos os aspectos das atividades diárias.
Elementos das operações comerciais
Os quatro elementos-chave de uma estratégia de operações comerciais são pessoas, processos, tecnologia e localização. Veja o que cada um traz para a mesa:
Pessoas
À medida que as empresas crescem, os proprietários tendem a se envolver menos nas operações diárias, focando em tarefas de desenvolvimento, como reuniões com investidores ou planejamento de capacidade a longo prazo. Isso significa que os funcionários da empresa são responsáveis por realizar todas (ou quase todas) as operações diárias.
As considerações sobre pessoas incluem contratar as pessoas certas para as tarefas certas e prestar atenção à moral e produtividade dos funcionários. Em empresas grandes, os departamentos de recursos humanos geralmente lidam com tarefas relacionadas a pessoas, como contratação, integração, treinamento e desenvolvimento.
Processo
Os processos empresariais são protocolos claros sobre como sua empresa realiza suas atividades. Empresas de sucesso definem processos claros para tudo, desde o desenvolvimento de produtos até o agendamento de postagens em redes sociais. As melhores práticas incluem estabelecer e documentar processos consistentes, o que pode ajudar a identificar e mitigar ineficiências operacionais, reduzir erros e aumentar a transparência.
Os processos empresariais também podem facilitar a integração de novos funcionários e garantir a conformidade com as leis estaduais e federais. Por exemplo, é muito mais fácil confirmar que seu sistema de folha de pagamento está em conformidade legal se você registrou seu processo e o seguiu conforme descrito.
Tecnologia
Tecnologia refere-se às ferramentas que você usa para realizar tarefas operacionais. Isso pode incluir software, hardware, maquinário e outros recursos físicos.
As empresas em diferentes setores têm necessidades de equipamentos distintas. Por exemplo, uma empresa de manufatura pode precisar de centenas de milhares de reais em maquinário pesado, enquanto uma pequena empresa de e-commerce pode investir principalmente em plataformas de software como serviço (SaaS).
Localização
Localização refere-se a qualquer espaço físico associado ao seu negócio. Isso pode incluir escritórios, instalações de fabricação e armazenamento, e lojas de varejo.
Em cada caso, a localização ideal reduz custos e maximiza receitas. Por exemplo, uma empresa de varejo pode investir em uma loja física em um local com grande fluxo de pessoas e um armazém próximo a um importante centro de distribuição.
Como melhorar as operações comerciais
- Defina metas e identifique KPIs
- Melhore processos existentes
- Automatize processos
- Invista nas ferramentas certas
- Avalie sua alocação de recursos
- Mantenha-se informado
- Busque ajuda externa
- Faça um plano
No seu cerne, melhorar as operações comerciais é sobre aumentar a eficiência, o que significa que as melhorias reduzem o tempo ou o custo para alcançar um objetivo. Essas oito estratégias podem ajudar:
1. Defina metas e identifique KPIs
Melhorar as operações comerciais é um jogo de longo prazo. Defina metas e identifique indicadores-chave de desempenho (KPIs) para focar seus esforços e acompanhar as metas de desempenho a longo prazo.
Faça com que os diversos departamentos estabeleçam metas operacionais específicas que se conectem às suas metas empresariais maiores. Para cada meta, identifique os KPIs que você acompanhará para medir o desempenho e determinar o sucesso.
Por exemplo, se uma de suas metas empresariais é aumentar sua base de clientes em 10% no quarto trimestre, seu departamento de atendimento ao cliente pode estabelecer a meta de aumentar sua pontuação de satisfação do cliente em 15%, e seu departamento de marketing pode buscar aumentar o tráfego orgânico para sua loja online em 20%.
2. Melhore processos existentes
Depois de definir as metas, você está pronto para examinar as diferentes operações comerciais que podem apoiá-las.
Comece confirmando que você registrou seus processos atuais e que o que está escrito reflete com precisão a realidade das práticas de sua empresa. Se não, peça ao membro da equipe relevante que anote o que você está fazendo.
Por exemplo, seu manual da empresa pode conter um processo de 10 etapas para integrar um novo funcionário, mas um ponto de partida melhor para otimização é o processo que seu gerente de recursos humanos usa atualmente.
Uma vez que você tenha registrado um processo, procure redundâncias, uso de tecnologias desatualizadas ou desalinhamento com seus valores empresariais, e trabalhe com os membros da equipe relevantes para identificar melhorias. A otimização é uma tarefa contínua, então capacite seus funcionários a testar e iterar sobre novos processos ao longo do tempo.
3. Automatize processos
A tecnologia de automação de processos está melhorando rapidamente, o que significa que mesmo se você tiver auditado todos os aspectos de suas operações comerciais no ano passado, novas oportunidades de automação relevantes provavelmente surgiram desde então. Procure oportunidades de automação para qualquer processo que você tenha que realizar mais de uma vez.
Por exemplo, uma empresa de varejo pode ser capaz de automatizar a gestão de inventário, o agendamento de redes sociais e alguns aspectos do atendimento e suporte ao cliente.
4. Invista nas ferramentas certas
Você avaliará as ferramentas que seus funcionários usam para realizar tarefas operacionais essenciais como parte de sua estratégia de melhoria de processos, mas, em alguns casos, pode ser difícil saber o que está faltando. Você pode obter ideias lendo publicações do setor ou observando as ferramentas dos concorrentes.
Por exemplo, se você possui uma empresa de tecnologia, pode comparar as ferramentas de sua equipe de vendas com as utilizadas pelos seus concorrentes. Se seus principais concorrentes estão usando uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) focada em vendas e você está dependendo do Google Sheets, pode avaliar o interesse de sua equipe em adotar a tecnologia de CRM.
Você também pode pedir aos membros da equipe que identifiquem os processos que mais consomem tempo (como prospecção ou negociação de contratos) e estimem quanto tempo gastam em cada tarefa. Você pode usar essas informações para realizar uma análise de custo-benefício antes de investir em uma nova ferramenta, e, se decidir seguir em frente, pode compartilhar seu raciocínio para aumentar a adesão da equipe.
5. Avalie sua alocação de recursos
Avalie seus orçamentos atuais, infraestrutura e capacidade da equipe.
Por exemplo, se sua equipe de contabilidade está no limite, sua equipe de marketing não está, e você tem recursos para fazer uma contratação, pode planejar adicionar pessoas à sua equipe de contabilidade ou investir em ajuda contratada para apoiar seu departamento de contabilidade. Você também pode encarregar o chefe do seu departamento de marketing de usar seus recursos extras para apoiar a meta que o departamento de marketing identificou durante sua sessão inicial de definição de metas.
6. Mantenha-se informado
Monitorar tendências do setor e do mercado pode ajudar você a se manter competitivo, garantindo que você concentre seus esforços de forma apropriada. Por exemplo, se o monitoramento das tendências do setor de varejo lhe diz que seus públicos-alvo preferem cada vez mais comprar produtos em plataformas de redes sociais em vez de pessoalmente, você pode dedicar mais orçamento ao desenvolvimento de uma estratégia de comércio social em vez de abrir uma nova loja física.
7. Busque ajuda externa
Os diretores de operações comerciais são responsáveis por manter um foco elevado nas metas empresariais, gerenciar operações diárias, monitorar flutuações de mercado e acompanhar os avanços tecnológicos. É uma tarefa desafiadora, e até os melhores gerentes de operações podem se beneficiar de uma perspectiva externa. Considere contratar um consultor de operações comerciais que possa auditar suas práticas atuais e recomendar melhorias.
Consultores empresariais geralmente se especializam em um setor específico, então contratar um consultor também pode fornecer insights operacionais específicos do setor. Por exemplo, um consultor da indústria de manufatura pode se especializar em estratégias de gestão da cadeia de suprimentos que podem ajudar você a reduzir custos de envio. Eles também podem ajudar você a obter matérias-primas de qualidade de forma mais eficiente e encontrar melhorias no sistema de produção para reduzir suas necessidades energéticas.
8. Faça um plano
Otimizar suas operações comerciais é uma tarefa contínua, e é por isso que um diretor de operações é um cargo permanente na maioria das grandes empresas. Além de realizar auditorias operacionais intensivas periodicamente ou contar com a ajuda de um consultor de operações, faça da melhoria das operações comerciais uma tarefa diária, ou, em outras palavras, uma área de operações comerciais.
Monitore os KPIs para acompanhar o progresso em relação às suas metas e KPIs previamente identificados para ajudá-lo a se manter responsável. Você também pode considerar estabelecer horários recorrentes para verificar com departamentos específicos, coletar feedback sobre novos processos e ferramentas, e identificar áreas adicionais para melhoria.
Perguntas frequentes sobre operações comerciais
O que fazem os gerentes de operações comerciais?
Os gerentes de operações comerciais supervisionam as atividades diárias e lideram os esforços de otimização das operações de uma empresa.
Quais são os tipos de operações comerciais?
Os quatro principais tipos de operações comerciais são produção, finanças, marketing e recursos humanos.
- Operações de produção criam bens e serviços para distribuição
- Operações financeiras gerenciam dinheiro e lidam com tarefas contábeis
- Operações de marketing promovem e vendem os produtos ou serviços de uma empresa
- Operações de recursos humanos gerenciam os funcionários de uma empresa
Qual é o objetivo das operações comerciais?
O principal objetivo das operações comerciais é aumentar a eficiência. Uma estratégia de operações comerciais pode reduzir custos e aumentar a produção de uma empresa.
